(趣旨)

第1条　この訓令は、能代市議会事務局設置条例(平成18年能代市条例第202号)第8条の規定に基づき、能代市議会事務局(以下「事務局」という。)の所掌事務、事務の処理等に関し必要な事項を定めるものとする。

(所掌事務)

第2条　事務局の所掌事務は、次のとおりとする。

(専決)

第3条　専決事項は、能代市事務決裁規程(平成18年能代市訓令第1号)別表第1共通権限1庶務関係及び2服務(人事)関係を準用する。この場合において、同表中次に掲げる専決者をして専決処理させる事項については、それぞれ当該各号に定める者を専決者とする。

(文書取扱主任及び文書取扱副主任)

第4条　事務局長の文書事務を補佐するため、事務局に文書取扱主任及び文書取扱副主任を置く。

(文書の閲覧等)

第5条　文書は、議長の指示又は承認がなければ、これをみだりに部外者に示し、又はその写しを与えてはならない。

(文書の記号及び番号)

第6条　文書の記号は、事務局長が指定した記号を用いるものとし、文書の番号は、会計年度ごとに一連番号とする。ただし、法規文書、公示文書、令達文書(指令を除く。)、議会の議案等については、暦年による一連番号とし、請願陳情の整理番号は、議員の任期間一連番号とする。

(文書の受領)

第7条　事務局に到達した文書は、事務局長が受領する。

(文書の収受等)

第8条　文書取扱主任は、文書を事務局長から受領したときは、当該文書の余白に受付印及び供覧印を押し、文書番号その他必要な事項を事務局長が指定した方法により登録させるとともに、その文書番号等を当該受付印内に記入しなければならない。ただし、軽易な刊行物、ポスター、あいさつ状その他これらに類する文書については、当該文書に受付印を押すことで足りる。

(収受した文書の処理)

第9条　事務局において収受した文書の処理は、即日処理を原則とし、次に掲げる区分により行う。

(起案)

第10条　起案(文書による復命等の報告を含む。以下同じ。)は、他に定めがあるものを除き、起案用紙を用いて行うものとする。

(決裁)

第11条　決裁を要する文書は、起案者から同係内を回議し、文書取扱主任の考査を経て順次上司に提出して、決裁を受けなければならない。

(処理文書等の登録)

第12条　前条の規定により収受した文書の処理又は起案若しくは決裁の手続を経たものは、事務局長が指定した方法により登録をしなければならない。ただし、軽易な文書その他事務局長が認めるものについては、登録を省略することができる。

(浄書及び公印の押印)

第13条　決裁を受けた文書で発送すべきものは、起案者の責任において、速やかに浄書しなければならない。

(文書の整理保存)

第14条　処理が終了した文書は、事務局長が指定した方法で整理し、保存しなければならない。

(公印)

第15条　議会の公印の種類等は、別表のとおりとする。

(物品取扱)

第16条　事務局に備品台帳を備え、その保管及び整理の状況を明らかにしなければならない。

(その他)

第17条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長の事務部局の例による。