○能代市文書整理・保存等に関する要綱
平成18年3月21日
訓令第13号
(趣旨)
第1条 この訓令は、能代市文書取扱規程(平成18年能代市訓令第11号。以下「文書取扱規程」という。)第42条の規定に基づき、完結文書の適正な管理を図るため、文書の整理及び保存等に関し必要な事項を定めるものとする。
(文書の区分)
第2条 文書は、文書分類表(別表)により区分する。
2 同一事件で2以上の分類に関係する文書は、最も関係の深いものに区分する。
(文書の製本)
第3条 文書は、分類別に簿冊につづり込んで製本するものとする。
3 文書の製本は、主務課において行うものとする。
(簿冊の引継ぎ)
第4条 製本を終えた簿冊は、主務課で1年間保管した後、保存文書引継票(様式第3号)により文書主管課に引き継がなければならない。ただし、常用簿冊及び保存期間が3年以下のものについては、この限りでない。
2 文書主管課に引き継がない簿冊は、主務課の責任において事務室等に保管しなければならない。
(簿冊保存等の原則)
第6条 簿冊の保存又は保管に当たっては、次の事項に留意しなければならない。
(1) 常に一定の場所に良好な状態で保存又は保管すること。
(2) 重要なものについては、非常災害時に際し、直ちに持ち出せるようにすること。
(3) 紛失、火災、盗難、虫害等の予防を完全にすること。
(簿冊の廃棄)
第7条 文書取扱規程第39条第1項に定める協議については、保存文書廃棄協議書(様式第6号)により行うものとする。
2 簿冊の廃棄に当たっては、歴史的・文化的価値を有する文書がみだりに廃棄されないよう、配慮するものとする。
(平19訓令11・一部改正)
(廃棄の記録)
第8条 文書主管課長は、保存簿冊を廃棄したときは、廃棄簿冊台帳(様式第7号)を作成しなければならない。
(簿冊の再保存)
第9条 保存期間を経過した後もなお保存を要する簿冊は、「再保存」の表示をし、文書主管課長が別に定める方法により保存しなければならない。
(その他)
第10条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、平成18年3月21日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第11号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
別表(第2条関係)
文書分類表
大分類 | 中分類 | 小分類 | ||||||||||
00 | 01 | 02 | 03 | 04 | 05 | 06 | 07 | 08 | 09 | 10 | ||
A共通 | 00 庶務 | 一般 | 議会 |
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01 文書法制 | 一般 | 条例例規 | 公印 | 文書管理 |
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02 人事 | 一般 | 勤務時間 | 休暇 | 旅費・研修 | 事務引継ぎ |
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03 財務 | 一般 | 予算編成 | 予算執行 | 決算 | 監査 | 車両 | 物品 | 収入 |
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B総務 | 00 庶務 | 一般 | 市政 | 市史 | 庁舎管理 | 庁議 | 平和事業 |
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01 秘書 | 一般 | 秘書 | 儀式・表彰 | 都市親善 | 市長会 | 資産公開 |
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02 文書 | 一般 | 公印 | 公告式 | 文書管理 | 情報公開 | 個人情報保護 |
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03 法制 | 一般 | 法令 | 例規 | 争訟・直接請求 |
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04 企画 | 一般 | 計画 | 企画調整 | 情報化 | 国内・国際交流 | 交通政策 |
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05 広報広聴 | 一般 | 広報 | 広聴 | パブリシティ |
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06 統計 | 一般 | 委託統計 | 固有統計 |
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07 防災 | 一般 | 防災計画 | 防災訓練 | 防災施設 | 防災対策 | 消防団 | 火災予防 | 災害記録 |
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C行政組織 | 00 庶務 | 一般 | 出張所 |
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01 行政改革 | 一般 | 推進管理 | 事務改善 |
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02 広域行政 | 一般 | 行政区域 | 広域行政 |
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03 組織運営 | 一般 | 職制機構 | 業務管理 | 連絡調整 |
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D人事 | 00 庶務 | 一般 | 人事制度 | 定数管理 | 職員団体 |
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01 任免 | 一般 | 採用 | 昇任降任 | 異動 | 退職 |
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02 服務 | 一般 | 勤務時間 | 休暇 | 賞罰 |
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03 給与 | 一般 | 職員給与 | 特別職報酬 |
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04 研修 | 一般 | 庁内研修 | 庁外研修 | 派遣研修 |
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05 福利厚生 | 一般 | 共済研修 | 互助会 | 公務災害 | 安全衛生 |
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E財務 | 00 庶務 | 一般 | 財政計画 | 財政調査 | 財政公表 |
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01 予算 | 一般 | 編成 | 配当 | 執行管理 |
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02 決算 | 一般 | 作表 | 資料 |
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03 出納 | 一般 | 出納管理 | 収納 | 支払 | 歳入歳出外現金 |
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04 税外収入 | 一般 | 使用料 | 手数料 | 分担金 | 交付金・譲与税 | 寄附金 | 共済掛金 | 雑収入 |
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05 交付税 | 一般 | 算定事務 |
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06 市債 | 一般 | 計画 | 借入 | 償還 |
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07 一時借入金 | 一般 | 借入 |
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08 財産 | 一般 | 行政財産 | 普通財産 | 物品 | 基金 | その他の財産 |
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F税務 | 00 庶務 | 一般 | 減免 |
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01 市県民税 | 一般 | 普通徴収 | 特別徴収 | 法人 |
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02 固定資産税 | 一般 | 土地 | 建物 | 償却資産 | 特別土地保有税 |
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03 諸税 | 一般 | 軽自動車税 | たばこ税 | 入湯税 |
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04 収納 | 一般 | 収納 | 還付 | 滞納整理 |
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G市民 | 00 庶務 | 一般 | 市民相談 | 自治会 | 地域社会 | 消費者保護 |
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01 戸籍 | 一般 | 届出登録 | 記録 | 証明 | 身分 | 埋火葬許可 | 地縁団体 |
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02 住民登録 | 一般 | 届出登録 | 記録 | 証明 |
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03 外国人登録 | 一般 | 届出登録 | 証明 |
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04 印鑑 | 一般 | 届出登録 | 証明 |
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05 安全防犯 | 一般 | 交通安全対策 | 交通安全施設 | 交通災害共済 | 防犯対策 | 防犯団体 |
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H環境 | 00 庶務 | 一般 | 計画・調査 | 審議会 |
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01 廃棄物 | 一般 | 廃棄物処理 | 省資源 | 処理施設 | 衛生組合 | 啓発指導 |
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02 環境保全 | 一般 | 自然保護 | 鳥獣保護 | 緑化推進 | 啓発指導 |
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03 公害対策 | 一般 | 大気・水質 | 騒音・振動・悪臭 | 公害防止 | 苦情処理 | 啓発指導 |
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I保健衛生 | 00 庶務 | 一般 |
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01 保健 | 一般 | 成人保健 | 母子保健 | 老人保健 | 精神保健 | 保健施設 |
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02 予防 | 一般 | 健康づくり | 予防接種 | 検診・健診 | 栄養指導 | 献血 | 伝染病 |
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03 医療 | 一般 | 老人医療 | 福祉医療 | 医療施設 |
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04 衛生 | 一般 | 公衆衛生 | 狂犬病予防 | 浄化槽 | 獣畜処理 | 衛生施設 |
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J社会福祉 | 00 庶務 | 一般 | 民生委員 | 災害援護 | 勤労福祉社 | 諸団体 |
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01 援護救護 | 一般 | 生活保護 | 行旅病人 | 戦傷病者 | 戦没者遺族 | 軍人恩給 |
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02 児童福祉 | 一般 | 児童福祉 | 母子福祉 | 福祉施設 | 児童手当 |
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03 障害者福祉 | 一般 | 身体障害者福祉 | 精神薄弱者福祉 | 福祉施設 |
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04 高齢者福祉 | 一般 | 高齢者福祉 | 在宅福祉 | 福祉施設 |
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05 国民健康保険 | 一般 | 給付 | 資格 | 高額療養費貸付 | 保険税 |
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06 国民年金 | 一般 | 適用 | 保険料 | 給付 |
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07 介護保険 | 一般 |
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K経済 | 00 庶務 | 一般 | 交通運輸 |
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01 農業 | 一般 | 振興 | 資金 | 公害・災害 | 病虫害対策 | 米生産 | 果樹園芸・特産品 | 土地改良 | 基盤整備 | 農業施設 | 諸団体 | |
02 林業 | 一般 | 振興 | 森林整備 | 林業施設 |
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03 蓄・水産業 | 一般 | 振興 | 漁業許認可 | 漁港整備管理 |
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04 商工 | 一般 | 振興 | 融資 | 企業誘致 | 工業団地 | 木材産業 | 商工施設 | 諸団体 | 市場・流通 | 労働 | 火力発電所 | |
05 観光 | 一般 | 振興 | 観光施設 | 諸団体 |
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L土木建設 | 00 庶務 | 一般 | 業者登録 | 用地取得 |
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01 都市計画 | 一般 | 計画調査 | 再開発 | 開発指導 | 土地区画整理 | 街路 | 審議会 | 換地清算 | 土地取引 | 住居表示 |
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02 道路橋りょう | 一般 | 計画調査 | 許認可 | 整備 | 維持管理 | 境界 | 認定・廃止 |
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03 港湾河川 | 一般 | 計画調査 | 許認可 | 整備 | 維持管理 | 港湾整備 | 港湾活用 | 水防計画 |
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04 公園緑地 | 一般 | 計画調査 | 許認可 | 整備 | 維持管理 |
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05 下水道 | 一般 | 計画調査 | 許認可 | 整備 | 維持管理 | 受益者負担金 | 下水道施設 |
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06 建築 | 一般 | 審査確認 | 整備 | 建築指導 |
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07 住宅 | 一般 | 計画調査 | 住宅建設 | 維持管理 | 宅地開発 |
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08 災害復旧 | 一般 | 復旧 |
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M水道 | 00 庶務 | 一般 |
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01 水道業 | 一般 | 企画計画 | 検針 | 料金 | 経理 |
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02 給配水 | 一般 | 計画設計 | 整備 | 施設管理 |
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03 浄水 | 一般 | 水量 | 水質管理 | 運転管理 | 施設管理 |
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N教育 | 00 庶務 | 一般 | 教育委員会 | 教職員 | 教育相談 |
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01 学校教育 | 一般 | 学制 | 就学奨学 | 研究研修 | 学校給食 | 語学指導 |
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02 社会教育 | 一般 | 社会教育振興 | 生涯学習 | 青少年育成 | 女性 | 文化振興 | 文化財 |
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03 社会体育 | 一般 | 体育振興 |
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04 施設 | 一般 | 計画整備 | 管理運営 | 各種行事 |
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O議会 | 00 庶務 | 一般 | 議会事務局 |
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01 議員 | 一般 | 議員 |
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02 議事 | 一般 | 議案 | 会議録 | 陳情・請願 |
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P行政委員会等 | 00 庶務 | 一般 |
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01 選挙管理委員会 | 一般 | 選挙人 | 選挙 |
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02 監査委員 | 一般 | 定期監査 | その他の監査 | 決算審査 |
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03 農業委員会 | 一般 | 委員会 | 農業振興 | 農政 | 農地管理 |
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04 公平委員会 | 一般 | 委員会 |
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05 固定資産評価審査委員会 | 一般 | 委員会 |
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06 財産区 | 一般 | 管理会 | 財産区管理 |
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07 事務組合 | 一般 | 広域 | 衛生 | 消防 |
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様式第4号(第5条関係)
文書保存票
様式第3号(その1)に同じ。
