○能代市文書取扱規程
平成18年3月21日
訓令第11号
目次
第1章 総則(第1条―第10条)
第2章 文書の収受及び配布(第11条―第19条)
第3章 文書の処理(第20条―第23条)
第4章 文書の浄書及び発送(第24条―第28条)
第5章 文書の整理保存(第29条―第38条)
第6章 保存簿冊の借覧(第39条)
第7章 雑則(第40条・第41条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、本市における文書の取扱い及び管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(令4訓令7・一部改正)
(定義)
第2条 この訓令において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるもの(文書の体裁に関する書式情報を含むものに限る。)をいう。
(3) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄等の事務処理を行う情報処理システムをいう。
(4) 課等 能代市事務分掌規則(平成18年能代市規則第3号)第2条第1項の表中欄に掲げる課、同規則第2条の2の表左欄に掲げる課及び会計課をいう。
(5) 課長等 前号に規定する課等の長をいう。
(令4訓令7・一部改正)
(取扱いの原則)
第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその取扱いの経過を明らかにしておくとともに、検索しやすいように整理しておかなければならない。
(令4訓令7・一部改正)
(文書主管課長の責務)
第4条 文書主管課長は、文書の管理に関する事務を統括し、必要があると認めるときは、文書の取扱い状況について調査を行い、その結果に基づいて課長等に対し必要な措置を求めることができる。
(令4訓令7・旧第5条繰上・一部改正)
(課長等の責務)
第5条 課長等は、それぞれの課等における文書の管理を総括するとともに、その課等における文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう努めなければならない。
(令4訓令7・旧第6条繰上・一部改正)
(文書取扱主任及び文書取扱副主任)
第6条 課長等の文書事務を補佐するため、課等に文書取扱主任及び文書取扱副主任を置く。ただし、課長等が必要がないと認めるときは、文書取扱副主任を置かないことができる。
2 文書取扱主任は、課等の庶務を担当する係長、主席主査又は主査をもって充て、文書取扱副主任は、職員の中から課長等が指名する。
3 文書取扱副主任は、文書取扱主任の事務を補佐し、文書取扱主任が不在のときは、その職務を代行する。
(平31訓令2・一部改正、令4訓令7・旧第7条繰上)
(文書取扱主任の職務)
第7条 文書取扱主任は、課等における次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の審査及び保存期間の決定に関すること。
(2) 文書の収受及び発送に関すること。
(3) 文書の整理、保存、利用及び廃棄に関すること。
(4) 例規の整備に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、課等の文書処理に関すること。
(令4訓令7・旧第8条繰上・一部改正)
(文書の種類)
第8条 文書の種類は、法規文書、公示文書、令達文書、往復文書、部内文書及びその他の文書とし、その区別は、別表に掲げるとおりとする。
(令4訓令7・旧第11条繰上・一部改正)
(文書の記号及び番号)
第9条 文書の記号は、文書主管課長が指定した記号を用いるものとし、文書の番号は、課等及び会計年度ごとに一連番号とする。ただし、法規文書、公示文書、令達文書(指令を除く。)及び議会の議案については、暦年による一連番号とする。
2 前項の規定にかかわらず、文書主管課長が別に定める文書については、記号及び番号を省略し、又は一連番号によらないことができる。
(令4訓令7・旧第12条繰上・一部改正)
(文書の分類等)
第10条 文書の分類は、市長が別に定める。
(令4訓令7・旧第13条繰上・一部改正)
第2章 文書の収受及び配布
(令4訓令7・旧第14条繰上・一部改正)
(料金の未払又は不足郵便物の取扱い)
第12条 郵便物を受領するに当たって郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、官公署から発送されたもの又は文書主管係長が必要と認めたものに限り、その未払分又は不足料金を支払って受領することができる。
(平19訓令15・一部改正、令4訓令7・旧第15条繰上)
(文書の配布)
第13条 文書主管課長等は、受領した文書を主務課長に開封しないで配布するものとする。ただし、開封しなければ配布先が判明しない文書については、開封して配布するものとする。
2 前項ただし書の規定により開封して配布する文書について、封筒を失うことにより、発信者の住所又は氏名が不明となる場合には、封筒を添付するものとする。
3 第1項の規定にかかわらず、文書主管課長等は、次に掲げる文書について、特殊文書件名簿に記録し、主務課長等へ配布するものとする。ただし、主務課長等と協議の上、特に必要がないと認めたものは、特殊文書件名簿への記録を省略することができる。
(1) 現金、有価証券等が添付されている文書
(2) 訴訟、不服申立てに関する文書その他到着の日時が権利の得喪、変更に関係のある文書
(3) 前2号に掲げるもののほか、特別な取扱いをする文書
(令4訓令7・旧第16条繰上・一部改正)
2 文書取扱主任は、受領した文書の余白に受付印及び供覧印を押し、文書番号その他必要な事項を文書管理システムに記録するとともに、その文書番号を当該受付印内に記入しなければならない。ただし、軽易な刊行物、ポスター、あいさつ状その他これらに類する文書については、当該文書に受付印を押すことで足りる。
3 前項の場合において、文書取扱主任は常例により取り扱う証明願、申込書、届出書、許認可申請書等の文書については、それぞれ複数の文書を1件にまとめて収受することができる。
(令2訓令17・一部改正、令4訓令7・旧第17条繰上・一部改正)
(令4訓令7・旧第18条繰上・一部改正)
(執務時間以外に到着した文書の取扱い)
第16条 執務時間以外に到着した文書は、能代市当直規程(平成18年能代市訓令第22号)の定めるところにより処理するものとする。
(令4訓令7・旧第19条繰上)
(2以上の課等に関係する文書)
第17条 2以上の課等に関係する文書は、文書主管課長が最も関係の深いと認める課等に配布する。
2 課長等は、配布された文書又は直接受領した文書のうち、他の課等に関係のあるものについては、その写しを当該課長等に送付しなければならない。
(令4訓令7・旧第20条繰上)
(電子文書の収受等)
第18条 課長等は、電子メール等により課等が直接受信した電子文書(第13条第3項各号に掲げる文書を除く。)で当該課等が収受して処理する必要があると認めるものを収受しなければならない。
2 課長等は、その所管に属さないと認める電子文書を受信したときは、直ちにこれを所管課へ転送しなければならない。
3 前2項に定めるもののほか、電子文書の収受について必要な事項は、別に定める。
(令4訓令7・追加)
(電話による届出等)
第19条 電話又は口頭による届出等で、特に軽易なもの又は直ちに処理する必要があるものについては、課等において電話等受理票を作成し、電話又は口頭で受理することができる。
(令4訓令7・旧第21条繰上・一部改正)
第3章 文書の処理
(収受した文書の処理)
第20条 課等において収受した文書の処理は、即日処理を原則とし、次に掲げる区分により行う。
(1) その文書を基礎として起案処理するもの
(2) 供覧した上で起案処理するもの
(3) 起案の必要がなく単に供覧処理するもの
(令4訓令7・旧第22条繰上・一部改正)
(起案)
第21条 起案(文書による復命等の報告を含む。以下同じ。)は、他に定めがあるものを除き、文書管理システムに記録して行うものとする。
(1) 回答等で軽易な事案に係るものについては、収受した文書の余白等を利用すること。
(2) 常例的な事案に関する文書で、相当の件数の発生が予想されるものは、課長等があらかじめ文書主管課長と協議し定めた方法によること。
(令4訓令7・旧第23条繰上・一部改正)
(決裁)
第22条 起案文書の決裁は、起案用紙による押印決裁又は電子文書による電子決裁によるものとする。
2 決裁を要する文書は、起案者から係内を回議し、文書取扱主任の考査を経て順次上司に提出して、決裁を受けなければならない。
3 機密又は重要な文書は、押印決裁によるものとし、課長等又は係長若しくは起案者自ら上司に携行して決裁を受けるものとする。
4 決裁を受けた文書については、決裁年月日を文書管理システムに登録するととともに、押印決裁を受けたものについては、決裁年月日を起案用紙に記入しなければならない。
5 前各項に定めるもののほか、決裁に関し必要な事項は、能代市事務決裁規程(平成18年能代市訓令第1号)の定めるところによる。
(令4訓令7・旧第24条繰上・一部改正)
(公文例)
第23条 文書の例式は、能代市公文書に関する規程(平成18年能代市訓令第12号)に規定するところによる。
(令4訓令7・旧第26条繰上)
第4章 文書の浄書及び発送
(浄書)
第24条 決裁を受けた文書で発送すべきものは、起案者の責任において速やかに浄書しなければならない。
(令4訓令7・旧第27条繰上)
(公印の押印)
第25条 浄書済の発送文書のうち、次に掲げる文書については、能代市公印規則(平成18年能代市規則第19号)に規定するところにより、公印を押印しなければならない。
(1) 法令、条例、規則等により公印を押印する必要がある文書
(2) 市又は相手方の権利義務又は法的地位に重大な影響を及ぼす文書
(3) 事実証明に関する文書その他特に信用力を付与する必要のある文書
(4) 前3号に掲げるもののほか、特に公印を押印することが必要であると認められる文書
(令4訓令7・旧第28条繰上、令6訓令9・一部改正)
(文書の発送)
第26条 文書(電子文書を除く。以下この条において同じ。)の発送は、課等において直接発送の必要があるもののほか、文書主管課で行う。
2 文書発送に郵便切手類を用いるときは、郵便切手類受払簿に記載しなければならない。
3 一時に大量の文書を発送しようとするときは、前日までに文書主管課に連絡しなければならない。
(令4訓令7・旧第29条繰上・一部改正)
(電子メール等による発送)
第27条 公印の押印を要しない文書及び別に定める文書については、電子メール等を使用する方法により発送することができる。ただし、当該文書を受ける者が当該方法により受ける旨の表示をする場合に限るものとする。
(令4訓令7・旧第30条繰上・一部改正、令6訓令9・一部改正)
(料金節減の取扱い)
第28条 文書を発送するときは、最も経済的な方法により発送するようにしなければならない。
(令4訓令7・旧第31条繰上・一部改正)
第5章 文書の整理保存
(文書の整理)
第29条 処理が終了した文書(以下「完結文書」という。)は、課長等が定める簿冊(相互に密接な関連を有する完結文書をまとめたものをいう。以下同じ。)により整理し、及び保管するものとする。
2 完結文書の完結年度は、当該文書の完結年月日の属する会計年度とする。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する前年度の出納に関する完結文書については、当該文書の完結年月日の属する会計年度の前年度に属するものとする。
3 前2項に定めるもののほか、文書の整理に関し必要な事項は、文書主管課長が別に定める。
(令4訓令7・旧第32条繰上・一部改正)
(簿冊の整理等)
第30条 簿冊は、会計年度ごとに区分して作成する。ただし、暦年ごと又は数年度にわたって使用することが適当な簿冊については、この限りでない。
2 簿冊の完結年度については、当該簿冊に保管する完結文書の完結年度のうち最も遅い年度を当該簿冊の完結年度とする。
3 課長等は、当該年度において使用する簿冊を、文書管理システム及び文書主管課長が指定した方法により登録しなければならない。
(令4訓令7・旧第33条繰上・一部改正)
(保存期間)
第31条 文書の保存期間は、次に掲げるとおりとする。
(1) 永年保存
(2) 10年保存
(3) 5年保存
(4) 3年保存
(5) 1年保存
2 前項に規定する保存期間の区分を例示すると、おおむね次に掲げるとおりである。
(1) 永年保存
ア 条例、規則、訓令その他の例規に関する文書
イ 議会の会議録及び議決書等重要な文書
ウ 重要な告示、通達、指令等に関する文書
エ 直接請求、不服申立て、訴訟等に関する文書
オ 職員の任免、賞罰その他の身分に関する文書
カ 財産、営造物及び市債に関する文書
キ 重要な事業計画及びその実施に関する文書
ク 許可、認可又は契約に関する重要な文書
ケ 市の沿革、配置分合及びその実施に関する文書
コ 重要な統計に関する文書
サ ほう償及び表彰に関する文書
シ 重要な職の事務引継に関する文書
ス 原簿、台帳等で特に重要なもの
セ 歴史的価値の高い文書及び将来において歴史的価値が高くなることが見込まれる文書
ソ その他永年保存の必要があると認める文書
(2) 10年保存
ア 議会に関する文書で永年保存を要しない文書
イ 告示、通達、指令等で永年保存を要しない文書
ウ 出納に関する証拠書類及び決算並びに予算に関する重要な文書
エ 統計、調査、報告書等で永年保存を要しない文書
オ 租税、その他公課に関する重要な文書
カ その他10年保存を必要とする文書
(3) 5年保存
ア 金銭、物品、出納に関する文書
イ 租税、その他収入簿及び日計簿並びに徴収原簿
ウ 願、届、報告その他の5年保存を要する文書
エ その他5年保存を必要とする文書
(4) 3年保存
ア 消耗品及び原材料の受払に関する文書
イ 当直日誌、出勤簿等職員の勤務の実態を証する文書(非常勤職員に係るものを除く。)
ウ 照会、回答、その他の文書
エ その他3年保存を必要とする文書
(5) 1年保存 前各号に属しない文書
3 前2項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書にあっては当該法令等に定める期間により、消滅時効が完成するまでの間保存する必要がある文書にあっては時効を考慮した期間により、保存期間を設定するものとする。
4 簿冊の保存期間は、保管する完結文書の保存期間による。この場合において、保存期間の異なる完結文書を保管する簿冊については、完結文書の保存期間のうち最も長いものを当該簿冊の保存期間とする。
5 課等で保管した年数は、保存期間に通算する。
(令2訓令7・一部改正、令4訓令7・旧第35条繰上・一部改正、令6訓令2・一部改正)
(保存期間の決定)
第32条 文書の保存期間は、課等において決定しなければならない。
2 文書及び簿冊の保存期間は、会計年度によるものは完結した日の属する翌年度の4月1日から、暦年によるものは完結した日の属する翌年の1月1日から、起算する。
(令4訓令7・旧第36条繰上・一部改正)
(簿冊の保管)
第33条 簿冊は、その完結年度の翌年度の3月31日まで、課等において保管するものとする。
(令4訓令7・追加)
(簿冊の引継ぎ)
第34条 課長等は、前条に定める期間を経過した簿冊(3年保存及び1年保存並びに常時使用する簿冊を除く。)を、文書主管課長が定める日までに、文書主管課長が指定した方法により引き継がなければならない。
(令4訓令7・旧第37条繰上・一部改正)
(簿冊の保存)
第35条 文書主管課長は、前条の規定により引継ぎを受けた簿冊(以下「保存簿冊」という。)を整理した上、書庫等に保存するものとする。
(令4訓令7・旧第38条繰上)
(保存簿冊の廃棄)
第36条 文書主管課長は、保存簿冊を調査し、保存期間の経過したもので保存を必要としないもの及び永年保存に属する簿冊のうち保存期間が20年を経過したもので以後保存する必要がないと認めるものは、主務課長等に協議の上、焼却その他の確実な方法により廃棄しなければならない。
2 前項に規定するもののほか、文書の廃棄に関し必要な事項は、文書主管課長が別に定めることができる。
(令4訓令7・旧第39条繰上)
(継続保存を要する保存簿冊)
第37条 文書主管課長は、保存期間を経過してもなお保存する必要があると認める簿冊については、更に期間を定めて保存することができる。
(令4訓令7・旧第40条繰上)
(令4訓令7・追加)
第6章 保存簿冊の借覧
(保存簿冊の貸出し又は閲覧)
第39条 保存簿冊(電子文書に係る簿冊を除く。以下この条において同じ。)の貸出しを受けようとする職員又は閲覧をしようとする職員(以下「借覧者」という。)は、保存簿冊借覧申請書により申請し、貸出しを受け、又は閲覧しなければならない。
2 借覧者は、簿冊を破損又は紛失したときは、文書主管課長に連絡して指示を受けなければならない。
3 借覧者は、いかなる理由があっても抜取り、取替え、書入れ又は他の職員等へ転貸してはならない。
4 簿冊の貸出期間は、1週間以内とする。ただし、期間内に返却することができないときは、文書主管課長の承認を受けて期間を延長することができる。
(令4訓令7・旧第41条繰上・一部改正)
第7章 雑則
(令4訓令7・追加)
(帳票等の様式)
第40条 この訓令において規定する様式は、市長が別に定める。
(令4訓令7・追加)
(その他)
第41条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
(令4訓令7・追加)
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成18年3月21日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の能代市文書取扱規程(平成10年能代市訓令第2号)の規定に基づき保存年限を定められた文書は、この訓令に基づき保存年限を定められたものとみなす。
附則(平成19年9月28日訓令第15号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成31年3月29日訓令第2号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月31日訓令第7号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和2年12月28日訓令第17号)
この訓令は、令和3年1月1日から施行する。
附則(令和4年3月31日訓令第7号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和6年3月29日訓令第2号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
附則(令和6年12月27日訓令第9号)
この訓令は、令和7年1月1日から施行する。
別表(第8条関係)
(令4訓令7・旧別表第2・一部改正)
文書の種類 | 文書の区分 | 説明 |
法規文書 | 1 条例 | 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により、市が議会の議決を経て制定したもの |
2 規則 | 地方自治法第15条の規定により、市長が制定したもの | |
公示文書 | 1 告示 | 法令の規定又は権限に基づき、広く管内一般に公示するもの |
2 公告 | 告示以外のもので一定の事実について公表し、広く一般に周知させるもの | |
令達文書 | 1 訓令 | 法令の範囲内で市長等執行機関の権限に属する事務について規定するもの及び職員に対して発する命令 |
2 指令 | 特定の個人又は団体からの申請、出願等に対し、許可、不許可等の処分の意思を表示するもの及び特定の個人、団体に対して指示又は命令等一定の処分の意思を表示するもの | |
往復文書 | 1 照会 | 行政機関相互に、又は市民等に対して特定の事項を問い合わせるもの |
2 依頼 | 事務処理その他について依頼するもの | |
3 回答 | 照会又は依頼に対して応答するもの | |
4 通知 | ある一定の事実、処分又は意思を特定の相手方に知らせるもの | |
5 報告 | ある事実について、その事実又は経過を特定の者又は機関に対して知らせるもの | |
6 送付 | 物品等を相手方に送付し、受領を求めるもの | |
7 協議 | 相手方に対し、一定の事実を打ち合わせ同意を求めるもの | |
8 督促 | 相手方に対し、何らかの処置を促し求めるもの | |
9 請求 | 相手方に対し、一定の行為を求めるもの | |
10 諮問 | 一定の附属機関等に対し、一定事項について意見を求めるもの | |
11 答申 | 諮問を受けた附属機関等がその諮問を受けた事項について意見を述べるもの | |
12 進達 | 申請、願、請求書等を上級行政機関に取り継ぐもの | |
13 副申 | 申請、願、請求書等を進達する場合に、参考意見を添えて上級行政機関に具申するもの | |
14 建議 | 附属機関が、その属する行政機関その他関係機関に対し、その調査審議した事項に関して将来の行為について意見や希望を申し出るもの | |
15 上申 | 意見又はある事実を正当な理由がある場合、上司又は行政機関に申し出るもの | |
16 内申 | 意見又は事実を内々に報告し、機密上の処置を請うもの | |
17 申請(願) | 市民が行政機関に、又は行政機関が上級行政機関に対して許可、認可、補助等一定の行為を求めるもの | |
18 届け | 一定の事項について、権限のある機関に対して届け出るもの | |
19 通達 | 下級行政機関又は所属職員に対し、行政運営又は事務処理等の方針を支持し、又は一定の行為を命令するもの | |
20 依命通達 | 通達のうち、補助機関又は補助職員が市長の命により自己の名で発するもの | |
部内文書 | 1 復命 | 特定の事項について調査を命ぜられ、又は会議等に出席することを命ぜられた者が、その内容及び結果につき報告するもの |
2 願・届 | 職員が服務上のことで上司の許可を受ける場合又は服務上一定の事項について届出義務の課せられている場合に提出するもの | |
3 伺 | 事案の決定について上司の指揮又は決裁を求めるもの | |
4 辞令 | 職員の身分等について命令するもの | |
5 事務引継書 | 職員が担任する事務を後任者等に引き継ぐ為に作成するもの | |
その他の文書 | 1 表彰状 | 特定の個人又は団体の善行を賞揚し、これを一般に顕彰するため交付するもの |
2 感謝状 | 事務の遂行に援助又は協力したものに対して、感謝の意を表わすために交付するもの | |
3 賞状 | 競技会等に出場したものに対し、その成績が優秀であった場合などに、これを賞するために交付するもの | |
4 請願書 | 国又は地方公共団体の機関に対して意見や希望を表明するもの | |
5 陳情書 | 公の機関に対し、特定の事項について適当な措置を講ずることを要求して、その実状を訴えるもの | |
6 その他 | 書簡、あいさつ、訴願関係文書、宣誓書、請書、契約書、証明書、検収書及び放送文等 |