(趣旨)

第1条　この訓令は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「法」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行令(平成26年政令第155号)及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行規則(平成26年内閣府・総務省令第3号)に基づき、法第9条第3項の規定による個人番号関係事務について、事業主として適正な事務処理を行うため、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(個人番号を取り扱う事務の名称)

第3条　個人番号関係事務のうち、この訓令で取り扱う事務の名称は、次の各号に掲げる事務の区分に応じ、当該各号に定める名称とする。

(市が取り扱う特定個人情報の範囲)

第4条　市が前条において取り扱う事務において使用される特定個人情報の範囲は、個人番号収集対象者又は地方公務員等共済組合法(昭和37年法律第152号)第2条第1項第2号に規定される被扶養者の個人番号及び個人番号とともに管理される氏名、生年月日、性別、住所等とする。

(事務体制)

第5条　市は、個人番号関係事務について事業主として適正な事務処理を行うために、次のとおり管理体制を整備するものとする。

(個人番号統括管理者)

第6条　個人番号統括管理者には、総務部長をもって充て、個人番号統括管理者は、市が個人番号関係事務実施者として保有する個人番号及び個人番号関係書類の適切な管理及び利用を監督するものとする。

(個人番号管理者)

第7条　個人番号管理者には、総務部総務課長をもって充て、個人番号管理者は、市が個人番号関係事務実施者として保有する個人番号関係書類の保管状況及び廃棄状況の確認並びに個人番号収集責任者へ個人番号の収集の指示及び個人番号事務担当者へ適切な個人番号関係事務の実施の指示をするものとする。

(個人番号収集責任者)

第8条　個人番号収集責任者には、課等の長をもって充て、個人番号収集責任者は、個人番号管理者の指示により個人番号収集対象者から個人番号を収集するものとする。

(個人番号収集補助者)

第9条　個人番号収集責任者から指名された個人番号収集補助者は、個人番号収集責任者を補佐するものとする。

(個人番号事務担当者)

第10条　個人番号事務担当者は、個人番号管理者が指名するものとし、個人番号管理者の指示により個人番号関係事務に係る必要な書類の作成並びに個人番号関係書類の保管及び廃棄を行うものとする。

(個人番号の収集等)

第11条　個人番号収集責任者は、第8条の規定により個人番号収集対象者の個人番号を収集しようとするときは、あらかじめ個人番号収集対象者に対し、個人番号の利用目的を通知するものとする。

(提供の意思確認)

第12条　個人番号収集責任者は、個人番号収集対象者から個人番号関係書類の提供がない場合は、当該対象者から個人番号関係書類の提供の意思確認を行うこととし、その結果、個人番号収集対象者が個人番号関係書類の提供を拒否し、個人番号を収集することができないときは、個人番号提供拒否経緯書(様式第1号)に個人番号を求めた経緯を記録し、個人番号管理者へ報告するものとする。

(個人番号の確認)

第13条　個人番号収集責任者は、個人番号収集対象者から提供された個人番号関係書類について、氏名、住所及び個人番号を確認し、相違又は不備がないときは、個人番号管理簿(様式第2号)に必要な情報を記載の上、速やかに個人番号管理者へ個人番号管理簿の写し及び個人番号関係書類を提出するものとする。

(個人番号関係書類の保管)

第14条　個人番号事務における関係書類の保管については、次のとおり取扱うものとする。

(個人番号関係書類の廃棄)

第15条　個人番号事務担当者は、第3条に規定する個人番号関係事務の書類の保存期間を経過した個人番号関係書類を廃棄するものとし、その方法は焼却処分とする。

(情報漏えい等への対応)

第16条　個人番号収集責任者、個人番号収集補助者又は個人番号事務担当者が、特定個人情報等の情報漏えい、滅失若しくは毀損による事故が発生したことを知ったとき又はその可能性が高いと判断したときは、個人番号管理者へ速やかに報告しなければならない。

(その他)

第17条　この訓令に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。