○能代市公営企業文書取扱規程
平成18年3月21日
企業管理訓令第4号
目次
第1章 総則(第1条―第13条)
第2章 文書の収受及び配布(第14条―第20条)
第3章 文書の処理(第21条―第25条)
第4章 文書の浄書及び発送(第26条―第30条)
第5章 文書の整理保存(第31条―第39条)
第6章 保存簿冊の借覧(第40条・第41条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、文書事務を迅速かつ正確に処理し、その効率的な運営を図るため、文書の取扱い及び管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令における主な用語の意義は、次に掲げるところによる。
(1) 文書 事務の処理に必要な一切の書類等をいう。
(2) 帳票 一定の様式を印刷し、又は複写した事務用紙、伝票等をいう。
(取扱いの原則)
第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその取扱いの経過を明らかにしておくとともに、検索しやすいように整理しておかなければならない。
(帳票等の様式)
第4条 この訓令において規定する書類、帳票等で別表に掲げるものの様式は、管理者が別に定める。
(文書取扱担当課長の責務)
第5条 文書取扱担当課長は、文書の管理がこの訓令に従って適正かつ円滑に行われるよう指導するとともに、必要があると認めるときは、課における文書の管理の実態を調査し、又は文書の管理に関し課長に対して報告を求め、若しくは改善のための指示を行うことができる。
(課長の責務)
第6条 課長は、課における文書の管理を総括するとともに、課における文書事務を円滑かつ適正に処理するよう留意し、所属職員の指導に努めなければならない。
(文書取扱主任及び文書取扱副主任)
第7条 課長の文書事務を補佐するため、課に文書取扱主任及び文書取扱副主任を置く。
2 文書取扱主任は、課の庶務を担当する係長、主席主査又は主査をもって充て、文書取扱副主任は、職員のうちから課長が指名する。
3 文書取扱副主任は、文書取扱主任の事務を補佐し、文書取扱主任が不在のときは、その職務を代行する。
(平31企管訓令3・一部改正)
(文書取扱主任の職務)
第8条 文書取扱主任は、課における文書事務の処理及び管理が整然と行われるよう配慮し、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の処理状況の点検及び保管状況の指導改善に関すること。
(2) 文書の審査及び保存期間の決定に関すること。
(3) 文書の収受及び発送に関すること。
(4) 文書の編さん、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(5) 規程等の整備に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、課の文書処理に関すること。
(帳簿)
第9条 文書の取扱いに要する帳簿(以下「帳簿」という。)は、次のとおりとする。
(1) 文書取扱担当課に備える帳簿
ア 特殊文書件名簿
イ 料金後納郵便差出票
ウ 公示令達番号簿
(2) 前号以外に備える帳簿
ア 文書差出簿
イ 指令番号簿
ウ 簿冊登録簿
2 課長は、必要があると認めるときは、前項に掲げる帳簿以外の帳簿を設けることができる。
(帳簿の作成)
第10条 帳簿は、会計年度により作成しなければならない。ただし、公示令達番号簿その他文書取扱担当課長が定める帳簿は、暦年により作成するものとする。
(文書の種類)
第11条 文書の種類は、法規文書、公示文書、令達文書、往復文書、部内文書その他の文書とし、その区別は、能代市文書取扱規程(平成18年能代市訓令第11号)の例による。
(文書の記号及び番号)
第12条 文書の記号は、文書取扱担当課長が指定した記号を用いるものとし、文書の番号は、課及び会計年度ごとに一連番号とする。ただし、法規文書、公示文書及び令達文書(指令を除く。)については、暦年による一連番号とする。
2 前項の規定にかかわらず、文書取扱担当課長が別に定める文書については、記号及び番号を省略することができる。
(文書の分類等)
第13条 文書の分類は、管理者が別に定める。
2 課長は、課内で作成する文書に、前項に規定する文書の分類を記入しなければならない。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の受領)
第14条 公営企業に到着した文書は、すべて文書取扱担当課長が受領する。
(平20企管訓令2・一部改正)
(料金の未払及び不足郵便物の取扱い)
第15条 郵便物を受領するに当たって郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、官公署から発送されたもの又は文書取扱担当課長が必要と認めたものに限り、その未払分又は不足料金を支払って受領することができる。
(平19企管訓令3・一部改正)
(開封)
第16条 文書取扱担当課長は、受領した文書を開封し、文書取扱主任に配布するものとする。この場合において、封筒を失うことにより発信者の住所又は氏名が不明となるもの等については、その文書に封筒を添付するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は、特殊文書件名簿により配布するものとする。ただし、文書取扱担当課長がその必要がないと認めるときは、特殊文書件名簿を省略することができる。
(1) 現金、有価証券等が添付されている文書
(2) 訴訟、審査請求に関する文書その他到着の日時が権利の得喪及び変更に関係のある文書
(3) 前2号に掲げるもののほか、特別な取扱いをする文書
(平28企管訓令2・一部改正)
(文書の収受)
第17条 文書取扱主任は、文書を受領したときは、当該文書の余白に受付印及び供覧印を押し、文書番号その他必要な事項を文書取扱担当課長が指定した方法により登録させるとともに、その文書番号を当該受付印内に記入しなければならない。ただし、軽易な刊行物、ポスター、あいさつ状その他これらに類する文書については、当該文書に受付印を押すことで足りる。
2 前項の場合において、文書取扱主任は、常例により取り扱う証明願、申込書、届出書、許認可申請書等の文書については、所定の簿冊を用いることができる。
(令3企管訓令1・一部改正)
(直接受領した文書の取扱い)
第18条 会議その他の理由により直接受領した文書は、前条第1項の規定により処理しなければならない。
(2以上の部署に関係する文書)
第19条 2以上の部署に関係する文書は、文書取扱担当課長が最も関係の深いと認める部署に配布する。
(電話による届出等)
第20条 電話又は口頭による届出等で、特に軽易なもの、定例によるもの又は特に急施を要するものについては、課において、電話等受理票に記載の上電話又は口頭で受理することができる。
第3章 文書の処理
(収受した文書の処理)
第21条 文書取扱担当課において収受した文書の処理は、即日処理を原則とし、次に掲げる区分により行う。
(1) その文書を基礎として起案処理するもの
(2) 一応供覧した上で起案処理するもの
(3) 起案の必要がなく単に供覧処理するもの
(起案)
第22条 起案(文書による復命書等の報告を含む。以下同じ。)は、他に定めがあるものを除き起案用紙を用いて行うものとする。
(1) 回答等で軽易な事案に係るものについては、収受した文書等の余白を利用すること。
(2) 常例的な事案に関する文書で、相当の件数の発生が予想されるものは、課長があらかじめ文書取扱担当課長と協議の上定めた書式によること。
(決裁)
第23条 決裁を要する文書は、起案者から同係内を回議し、文書取扱主任の考査を経て順次上司に提出して、決裁を受けなければならない。
2 機密に属する文書の決裁については、課長若しくは係長又は起案者自ら上司に携行して決裁を受けるものとする。
3 決裁を受けた文書については、起案者が決裁年月日を記入しなければならない。
4 前3項に定めるもののほか、決裁に関し必要な事項は、能代市公営企業事務専決規程(平成18年能代市企業管理訓令第3号)の定めるところによる。
(処理文書等の登録)
第24条 前3条の規定により収受した文書の処理又は起案若しくは決裁の手続を経たものは、文書取扱担当課長が指定した方法により登録をしなければならない。ただし、軽易な文書その他文書取扱担当課長が認めるものについては、登録を省略することができる。
(公文例)
第25条 文書の例式は、能代市公文書に関する規程(平成18年能代市訓令第12号)の例による。
第4章 文書の浄書及び発送
(浄書)
第26条 決裁を受けた文書で発送すべきものは、起案者の責任において速やかに浄書しなければならない。
(公印の押印)
第27条 浄書済の発送文書のうち、次に掲げる文書については、能代市公営企業公印管理規程(平成18年能代市企業管理訓令第5号)に規定するところにより、公印を押印しなければならない。
(1) 法令、条例等により公印を押印する必要がある文書
(2) 相手方の権利義務又は法的地位に重大な影響を及ぼす文書
(3) 事実証明に関する文書その他特に信用力を付与する必要のある文書
(4) 前3号に掲げるもののほか、特に公印を押印することが必要であると認められる文書
(令6企管訓令6・一部改正)
(文書の発送)
第28条 文書の発送は、文書取扱担当課が行う。
2 一時に大量の文書又は物品の発送をしようとするときは、前日までに文書取扱担当課に連絡しなければならない。
3 発送する文書は、各係で文書差出簿に記載し、文書取扱主任に提出して認印を受けなければならない。
(電子メール又はファクシミリによる発送)
第29条 公印の押印を要しない文書については、電子メール又はファクシミリにより発送することができる。
(令6企管訓令6・一部改正)
(料金節減の取扱い)
第30条 文書を発送するときは、取扱いを比較し、最も経済的な方法により発送するようにしなければならない。
第5章 文書の整理保存
(文書の整理)
第31条 処理が終了した文書(以下「完結文書」という。)は、課長が定めた簿冊に、直ちにつづり込まなければならない。
2 完結文書の完結する年度は、当該文書の完結年月日の属する会計年度とする。
(簿冊の整理等)
第32条 簿冊は、会計年度ごとに区分して作成する。ただし、暦年ごと又は数年度にわたって使用することが適当な簿冊については、この限りでない。
2 簿冊の完結年度は、当該簿冊に最後につづり込んだ完結文書の完結年度とする。
3 簿冊には、所定の背表紙を付さなければならない。
4 課長は、当該年度において発生使用する簿冊を、簿冊登録簿に登録しなければならない。
(簿冊の保管)
第33条 簿冊は、その完結年度の翌年度の3月31日まで、課において保管しなければならない。
(保存期間)
第34条 文書の保存期間は、次に掲げるとおりとする。
(1) 永年保存
(2) 10年保存
(3) 5年保存
(4) 3年保存
(5) 1年保存
2 前項に規定する保存期間の区分を例示すると、おおむね次に掲げるとおりである。
(1) 永年保存
ア 規程等に関する書類
イ 議会の会議録及び議決書等重要な書類
ウ 重要な告示、通達、指令等に関する書類
エ 訴訟等に関する書類
オ 職員の任免、賞罰その他の身分に関する書類
カ 財産及び企業債に関する書類
キ 重要な事業計画及びその実施に関する書類
ク 許可、認可又は契約に関する書類
ケ 事業の沿革等に関する書類
コ 重要な統計に関する書類
サ 表彰に関する書類
シ 重要な職の事務引継ぎに関する書類
ス 原簿、台帳等で特に重要なもの
セ その他永年保存の必要があると認める書類
(2) 10年保存
ア 議会に関する書類で永年保存を要しない書類
イ 告示、通達、指令等で永年保存を要しない書類
ウ 出納に関する証拠書類及び決算書類並びに予算に関する重要な書類
エ 統計、調査、報告等で永年保存を要しない書類
オ その他10年保存を必要とする書類
(3) 5年保存
ア 金銭、物品及び出納に関する諸帳簿
イ 収入簿、日計簿その他の徴収簿
ウ 願、届、報告その他の5年保存を要する書類
エ その他5年保存を必要とする書類
(4) 3年保存
ア 消耗品及び原材料の受払いに関する書類
イ 当直日誌、出勤簿等職員の勤務の実態を証する書類(非常勤職員に係るものを除く。)
ウ 照会、回答その他の書類
エ その他3年保存を必要とする書類
(5) 1年保存 前各号に属しない書類
3 前2項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書の保存期間は、それぞれの法令に定める期間又は時効期間とする。
4 簿冊の保存期間は、つづり込んだ完結文書の保存期間による。この場合において、保存期間の異なる完結文書を一の簿冊につづり込んだときは、その異なる保存期間のうち最も長い保存期間をもって当該簿冊の保存期間とする。
5 課で保管した年数は、保存期間に通算する。
(令2企管訓令3・一部改正)
(保存期間の決定)
第35条 簿冊の保存期間は、課においてこれを決定しなければならない。
2 保存期間の計算は、会計年度によるものは完結した日の属する翌年度の4月1日から、暦年によるものは完結した日の属する翌年の1月1日から起算する。
(簿冊の引継ぎ)
第36条 課長は、第34条に定める期間を経過した簿冊(3年保存及び1年保存並びに常時使用する簿冊を除く。)を毎年6月30日までに、文書取扱担当課長が指定した方法により引き継がなければならない。
(簿冊の保存)
第37条 文書取扱担当課長は、前条の規定により引継ぎを受けた簿冊(以下「保存簿冊」という。)を整理した上、書庫等に保存するものとする。
(保存簿冊の廃棄)
第38条 文書取扱担当課長は、保存簿冊を調査し、保存期間の経過したもので保存を必要としないもの及び永年保存に属する簿冊のうち保存期間が20年を経過したもので以後保存する必要がないと認めるものは、主務課長に協議の上、焼却その他の確実な方法により廃棄しなければならない。
2 前項に規定するもののほか、文書の廃棄に関し必要な事項は、文書取扱担当課長が別に定めることができる。
(継続保存を要する保存簿冊)
第39条 文書取扱担当課長は、保存期間を経過してもなお保存する必要があると認める簿冊については、更に期間を定めて保存することができる。
第6章 保存簿冊の借覧
(保存簿冊の貸出し及び閲覧)
第40条 保存簿冊の貸出しを受けようとする職員又は閲覧をしようとする職員(以下「借覧者」という。)は、保存簿冊借覧申請書により申請し、貸出しを受け、又は閲覧をしなければならない。
2 借覧者は、簿冊を破損し、又は紛失したときは、文書取扱担当課長に連絡して指示を受けなければならない。
3 借覧者は、いかなる理由があっても抜取り、取替え、書入れ又は他の職員等への転貸をしてはならない。
4 簿冊の貸出期間は、1週間以内とする。ただし、期間内に返却することができないときは、文書取扱担当課長の承認を受けて期間を延長することができる。
(その他)
第41条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、管理者が別に定める。
附則
この訓令は、平成18年3月21日から施行する。
附則(平成19年10月1日企管訓令第3号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成20年4月1日企管訓令第2号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成28年4月1日企管訓令第2号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月31日企管訓令第3号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和2年4月1日企管訓令第3号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和3年1月1日企管訓令第1号)
この訓令は、令和3年1月1日から施行する。
附則(令和6年12月27日企管訓令第6号)
この訓令は、令和7年1月1日から施行する。
別表(第4条関係)