○能代市教育委員会事務局処務規程
平成18年3月21日
教育委員会訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 文書取扱いの基本的事項(第5条―第15条)
第3章 文書の収受及び配布(第16条―第22条)
第4章 文書の処理及び発送(第23条―第31条)
第5章 文書の整理保存(第32条―第40条)
第6章 保存簿冊の借覧(第41条)
第7章 服務(第42条―第51条)
第8章 補則(第52条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、能代市教育委員会事務局(以下「事務局」という。)の事務処理及び能代市教育委員会事務局職員(以下「職員」という。)の服務に関し必要な事項を定めるものとする。
(部長等)
第2条 部に部長を置く。
2 部に必要があるときは、次長を置くことができる。
(平20教委訓令3・全改、平31教委訓令3・一部改正)
(課長等)
第3条 課、所(以下「課等」という。)にそれぞれ課長、所長を置き、係に係長を置く。
2 課等に課長補佐、所長補佐又は副所長を置くことができる。
3 課に指導主事を置く。
4 課等に室長、参事、室長補佐、副室長、主席主査、主査、主任、主事及び行政専門員を置くことができる。
5 課に社会教育主事、司書及び学芸員を置くことができる。
6 課等に主任技士、技士、主任業務員、業務員及び技能専門員を置くことができる。
(平31教委訓令3・全改、令2教委訓令3・令3教委訓令1・一部改正)
(職員の職務)
第4条 職員の職務を次のように定める。
(1) 部長 教育長を補佐し、市長の権限に属する事務で教育委員会の職員が補助執行することとされているものについて、市長の命を受けて当該事務を掌理し、所属の職員を指揮監督する。
(2) 次長 部長を補佐し、事務局の事務を処理する。
(3) 課長 上司の命を受けて、課の事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。
(4) 室長 上司の命を受けて、室の事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。
(5) 所長 上司の命を受けて、所の事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。
(6) 係長 上司の命を受けて、係の事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。
(7) 課長補佐 課長を補佐し、課の事務を処理する。
(8) 所長補佐及び副所長 所長を補佐し、所の事務を処理する。
(9) 室長補佐及び副室長 室長を補佐し、室の事務を処理する。
(10) 参事 上司の命を受けて、調査、企画その他の事務をつかさどる。
(11) 主席主査 上司の命を受けて、課内の連携・調整等を補佐し、課の事務を処理する。
(12) 主査 上司の命を受けて、課の事務を分担処理し、又はつかさどる。
(13) 主任、主事及び行政専門員 上司の命を受けて、事務又は技術をつかさどる。
(14) 主任技士、技士、主任業務員、業務員及び技能専門員 上司の命を受けて、技術又は労務の業務をつかさどる。
(平31教委訓令3・全改、令2教委訓令3・令3教委訓令1・一部改正)
第2章 文書取扱いの基本的事項
(取扱いの原則)
第5条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその取扱いの経過を明らかにしておくとともに検索しやすいように整理しておかなければならない。
(帳票等の様式)
第6条 この訓令において規定する書類及び帳票等で別表に掲げるものの様式は、教育長が別に定める。
(教育総務課長の責務)
第7条 教育総務課長は、文書の管理がこの訓令に従って適正かつ円滑に行われるよう指導するとともに、必要があると認めるときは、課における文書の管理の実態を調査し、又は文書の管理に関し課長に対し報告を求め、若しくは改善のための指示を行うことができる。
(課長の責務)
第8条 課長は、それぞれの課における文書の管理を総括するとともに、その課における文書事務を円滑かつ適正に処理するよう留意し、所属職員の指導に努めなければならない。
(文書取扱主任及び文書取扱副主任)
第9条 課長の文書事務を補佐するため、課に文書取扱主任及び文書取扱副主任を置く。ただし、課長が必要がないと認めるときは、文書取扱副主任を置かないことができる。
2 文書取扱主任は、課の庶務を担当する係長又は主査をもって充て、文書取扱副主任は、職員の中から課長が指名する。
3 文書取扱副主任は、文書取扱主任の事務を補佐し、文書取扱主任が不在のときは、その職務を代行する。
(文書取扱主任の職務)
第10条 文書取扱主任は、課における文書事務の処理及び管理が整然と行われるよう配慮し、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の処理状況の点検及び保管状況の指導改善に関すること。
(2) 文書の審査及び保存期間の決定に関すること。
(3) 文書の収受及び発送に関すること。
(4) 文書の編さん、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(5) 例規の整備に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、課の文書処理に関すること。
(帳簿)
第11条 文書の取扱いに要する帳簿(以下「帳簿」という。)は、次のとおりとする。
(1) 教育総務課に備える帳簿
ア 公示令達番号簿
(2) 各課に備える帳簿
ア 文書差出簿
イ 指令番号簿
ウ 簿冊登録簿
2 教育総務課長又は課長は、必要があると認めるときは、前項に掲げる帳簿以外の帳簿を設けることができる。
(帳簿の作成)
第12条 帳簿は、会計年度により作成しなければならない。ただし、公示令達番号簿その他教育総務課長が定める帳簿は、暦年により作成するものとする。
(文書の種類)
第13条 文書の種類は、法規文書、公示文書、令達文書、往復文書、部内文書及びその他の文書とし、その区別は、能代市文書取扱規程(平成18年能代市訓令第11号)の例による。
(文書の記号及び番号)
第14条 文書の記号は、教育総務課長が指定した記号を用いるものとし、文書の番号は課及び会計年度ごとに一連番号とする。ただし、法規文書、公示文書、令達文書(指令を除く。)及び教育委員会会議関係書類については、暦年による一連番号とする。
2 前項の規定にかかわらず、教育総務課長が別に定める文書については、記号及び番号を省略し、又は一連番号によらないこととすることができる。
(文書の分類等)
第15条 文書の分類は、教育長が別に定める。
2 課長は、課内で作成する文書に前項に規定する文書の分類を記入しなければならない。
第3章 文書の収受及び配布
(文書の受領)
第16条 事務局に到達した文書は、教育総務課長が受領する。ただし、課に直接到達した文書については、当該課長が受領する。
(文書の配布)
第17条 教育総務課長は、受領した文書を主務課長に開封しないで配布するものとする。ただし、開封しなければ配布先が判明しない文書については、開封して配布するものとする。
2 前項ただし書において、封筒を失うことにより、発信者の住所又は氏名が不明となるもの等については、その文書に封筒を添付するものとする。
2 文書取扱主任は、文書を課長から受領したときは、当該文書の余白に受付印及び供覧印を押し、文書番号その他必要な事項を教育総務課長が指定した方法により登録させるとともに、その文書番号を当該受付印内に記入しなければならない。ただし、軽易な刊行物、ポスター、あいさつ状その他これらに類する文書については、当該文書に受付印を押すことで足りる。
3 前項の場合において、文書取扱主任は常例により取り扱う証明願、申込書、届出書、許認可申請書等の文書については、所定の簿冊を用いることができる。
(令2教委訓令8・一部改正)
(執務時間以外に到着した文書の取扱い)
第20条 執務時間以外に到着した文書は、能代市当直規程(平成18年能代市訓令第22号)の例により処理するものとする。
(2以上の課に関係する文書)
第21条 2以上の課に関係する文書は、教育総務課長が最も関係の深いと認める課に配布する。
2 課長は、配布された文書又は直接受領した文書のうち、他の課に関係のあるものについては、その写しを当該課長に送付しなければならない。
(電話による届出等)
第22条 電話又は口頭による届出等で、特に軽易なもの又は定例によるもの若しくは特に急施を要するものについては、課において、電話等受理票に記載の上電話又は口頭で受理することができる。
第4章 文書の処理及び発送
(収受した文書の処理)
第23条 課において収受した文書の処理は、即日処理を原則とし、次に掲げる区分により行う。
(1) その文書を基礎として起案処理するもの
(2) 一応供覧した上で起案処理するもの
(3) 起案の必要がなく単に供覧処理するもの
(起案)
第24条 起案(文書による復命等の報告を含む。以下同じ。)は、他に定めがあるものを除き起案用紙を用いて行うものとする。
(1) 回答等で軽易な事案に係るものについては、収受した文書等の余白を利用すること。
(2) 常例的な事案に関する文書で、相当の件数の発生が予想されるものは、課長があらかじめ教育総務課長と協議の上定めた書式によること。
(決裁)
第25条 決裁を要する文書は、起案者から同係内を回議し、文書取扱主任の考査を経て順次上司に提出して、決裁を受けなければならない。
2 機密に属する文書の決裁については、課長又は係長若しくは起案者自ら上司に携行して決裁を受けるものとする。
3 決裁を受けた文書については、起案者が決裁年月日を記入しなければならない。
4 前3項に定めるもののほか、決裁に関し必要な事項は、能代市教育委員会事務決裁規程(平成18年能代市教育委員会訓令第2号)の定めるところによる。
(処理文書等の登録)
第26条 前3条の規定により収受した文書の処理又は起案若しくは決裁の手続を経たものは、教育総務課長が指定した方法により登録をしなければならない。ただし、軽易な文書その他教育総務課長が認めるものについては、登録を省略することができる。
(公文例)
第27条 文書の例式は、能代市公文書に関する規程(平成18年能代市訓令第12号)の例による。
(浄書)
第28条 決裁を受けた文書で発送すべきものは、起案者の責任において速やかに浄書しなければならない。
(公印の押印)
第29条 浄書済の発送文書は、能代市教育委員会公印規則(平成18年能代市教育委員会規則第7号)に規定するところにより、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な対外文書及び教育総務課長が別に定める文書については、公印の押印を省略することができる。
(電子メール又はファクシミリによる発送)
第30条 前条ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書については、電子メール又はファクシミリにより発送することができる。
(料金節減の取扱い)
第31条 文書を発送するときは、取扱いを比較し、最も経済的な方法により発送するようにしなければならない。
第5章 文書の整理保存
(文書の整理)
第32条 処理が終了した文書(以下「完結文書」という。)は、課長が定めた簿冊に、直ちにつづり込まなければならない。
2 完結文書の完結する年度は、当該文書の完結年月日の属する会計年度とする。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する前年度の出納に関する完結文書については、当該文書の完結年月日の属する会計年度の前年度に属するものとする。
(簿冊の整理等)
第33条 簿冊は、会計年度ごとに区分して作成する。ただし、暦年ごと又は数年度にわたって使用することが適当な簿冊については、この限りでない。
2 簿冊の完結年度は、当該簿冊に最後につづり込んだ完結文書の完結年度とする。
3 簿冊には、所定の背表紙を付さなければならない。
4 課長は、当該年度において発生使用する簿冊を簿冊登録簿に登録しなければならない。
(簿冊の保管)
第34条 簿冊は、その完結年度の翌年度の3月31日まで、課等において保管しなければならない。
(保存期間)
第35条 文書の保存期間は、次に掲げるとおりとする。
(1) 永年保存
(2) 10年保存
(3) 5年保存
(4) 3年保存
(5) 1年保存
2 前項に規定する保存期間の区分を例示すると、おおむね次に掲げるとおりである。
(1) 永年保存
ア 規則、規程等に関する書類
イ 教育委員会会議の会議録及びその関係書類
ウ 重要な告示、通達、指令等に関する書類
エ 訴訟等に関する書類
オ 職員の任免、賞罰その他の身分に関する書類
カ 財産及び営造物に関する書類
キ 重要な事業計画及びその実施に関する書類
ク 許可、認可又は契約に関する重要な書類
ケ 市史の資料となる書類
コ 重要な統計に関する書類
サ ほう賞及び表彰に関する書類
シ 重要な職の事務引継ぎに関する書類
ス 原簿、台帳等で特に重要なもの
セ その他永年保存の必要があると認める書類
(2) 10年保存
ア 教育委員会会議関係書類で永年保存を要しない書類
イ 告示、通達、指令等で永年保存を要しない書類
ウ 出納に関する証拠書類及び決算並びに予算に関する重要な書類
エ 統計、調査、報告書等で永年保存を要しない書類
オ 学齢児童生徒に関する書類
カ その他10年保存を必要とする書類
(3) 5年保存
ア 金銭、物品、出納に関する諸帳簿
イ 願、届、報告その他の5年保存を要する書類
ウ その他5年保存を必要とする書類
(4) 3年保存
ア 消耗品及び原材料の受払に関する書類
イ 当直日誌、出勤簿等職員の勤務の実態を証する書類(非常勤職員に係るものを除く。)
ウ 照会、回答その他の書類
エ その他3年保存を必要とする書類
(5) 1年保存 前各号に属しない書類
3 前2項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書の保存期間は、それぞれの法令に定める期間又は時効期間とする。
4 簿冊の保存期間は、つづり込んだ完結文書の保存期間による。この場合において、保存期間の異なる完結文書を1の簿冊につづり込んだときは、その異なる保存期間のうち最も長い保存期間をもって当該簿冊の保存期間とする。
5 課で保管した年数は、保存期間に通算する。
(令2教委訓令5・一部改正)
(保存期間の決定)
第36条 簿冊の保存期間は、課においてこれを決定しなければならない。
2 保存期間の計算は会計年度によるものは、完結した日の属する翌年度の4月1日から、暦年によるものは完結した日の属する翌年の1月1日から、起算する。
(簿冊の引継ぎ)
第37条 課長は、第34条に定める期間を経過した簿冊(3年保存及び1年保存並びに常時使用する簿冊を除く。)を、毎年6月30日までに、教育総務課長が指定した方法により引き継がなければならない。
(簿冊の保存)
第38条 教育総務課長は、前条の規定により引継ぎを受けた簿冊(以下「保存簿冊」という。)を整理した上、書庫等に保存するものとする。
(保存簿冊の廃棄)
第39条 教育総務課長は、保存簿冊を調査し、保存期間の経過したもので保存を必要としないもの及び永年保存に属する簿冊のうち保存期間が20年を経過したもので以後保存する必要がないと認めるものは、主務課長に協議の上、焼却その他の確実な方法により廃棄しなければならない。
2 前項に規定するもののほか、文書の廃棄に関し必要な事項は、教育総務課長が別に定めることができる。
(継続保存を要する保存簿冊)
第40条 教育総務課長は、保存期間を経過してもなお保存する必要があると認める簿冊については、更に期間を定めて保存することができる。
第6章 保存簿冊の借覧
(保存簿冊の貸出し又は閲覧)
第41条 保存簿冊の貸出しを受けようとする職員又は閲覧をしようとする職員(以下「借覧者」という。)は、保存簿冊借覧申請書により申請し、貸出しを受け、又は閲覧しなければならない。
2 借覧者は、簿冊を破損し、又は紛失したときは、教育総務課長に連絡して指示を受けなければならない。
3 借覧者は、いかなる理由があっても抜取り、取替え、書入れ又は他の職員等ヘの転貸をしてはならない。
4 簿冊の貸出期間は、1週間以内とする。ただし、期間内に返却することができないときは、教育総務課長の承認を受けて期間を延長することができる。
第7章 服務
(服務の原則)
第42条 職員は、全体の奉仕者としての職責を深く自覚し、法令、条例、規則その他の規程及び上司の職務上の命令に従い、誠実公正に、かつ、能率的に職務を遂行しなければならない。
(出勤簿)
第43条 職員は、出勤及び退庁に際し、コンピュータ又はタイムレコーダー(以下「コンピュータ等」という。)により、自らその出勤及び退庁を記録しなければならない。ただし、コンピュータ等の備付けのない場合には、出勤したとき自ら出勤簿に押印するものとする。
(欠勤、忌服、出張、休暇等の届出)
第44条 疾病その他の事故により欠勤するときは、出勤時刻前にその事由を付し届け出なければならない。病気欠勤が10日に至ったときは、医師の診断書を添えて届け出て以後10日ごとに同一の手続をとらなければならない。
第45条 職員は、執務時間中外出するとき、又は病気その他の事故のため早退しようとするときは、その旨を届け出なければならない。
第46条 職員は、出張を要するときは、出張命令簿に出張先用件及び予定日数を記載し、決裁を受けなければならない。職員は、出張用務を終え帰庁したときは、速やかに復命書を提出しなければならない。ただし、簡易なものは、口頭をもって復命することができる。
第47条 職員に任命されたときは、5日以内に教育総務課長に履歴書を提出しなければならない。
第48条 職員は、欠勤、忌服、出張、休暇等の場合において自己の担任事務で急を要するもの又は期限があるものは、教育総務課長に申し出、指揮を受けて事前の渋滞のないようにしなければならない。
(非常時の対応)
第49条 職員は、火災その他の非常事変が発生したときは、速やかに登庁し、又は現場に出場し、上司の指揮を受け、応急の処理をしなければならない。
(健康診断)
第50条 職員には、定期的に毎年健康診断を行うほか、臨時に必要があると認めたときは、全部又は一部に対し健康診断を行うことがある。診断を命ぜられた者は、これを受けなければならない。
(健康要保護者)
第51条 次に掲げる者に対しては、健康要保護者として就業制限、業務転換その他保健衛生に必要な措置を講ずることがある。
(1) 妊婦
(2) 感染症患者
(3) 健康診断の結果必要と認めた者
2 前項の処置を受けた場合は、それに従わなければならない。
第8章 補則
(その他)
第52条 この訓令に定めのないものについては、市長の事務部局の例による。
附則
この訓令は、平成18年3月21日から施行する。
附則(平成20年12月25日教委訓令第3号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月25日教委訓令第1号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成24年3月30日教委訓令第1号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月27日教委訓令第2号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 第1条の規定による改正後の事務局処務規程の規定は、この訓令の施行の際現に在職する教育長(地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律(平成26年法律第76号。以下「改正法」という。)による改正前の地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第16条第1項の教育委員会の教育長をいう。以下同じ。)が、改正法附則第2条第1項の規定により引き続き教育長として在職する間(以下「在職する期間」という。)は適用せず、改正前の事務局処務規程の規定は、なおその効力を有する。
附則(平成31年4月1日教委訓令第3号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和2年4月1日教委訓令第3号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和2年4月1日教委訓令第5号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和2年12月28日教委訓令第8号)
この訓令は、令和3年1月1日から施行する。
附則(令和3年4月1日教委訓令第1号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
別表(第6条関係)
区分 | 帳票 | 関係条項 |
公示令達番号簿 | ||
文書差出簿 | ||
指令番号簿 | ||
簿冊登録簿 | ||
受付印 | ||
供覧印 | ||
電話等受理票 | ||
起案用紙 | ||
保存簿冊借覧申請書 |