(趣旨)

第1条　この訓令は、能代市教育委員会事務局(以下「事務局」という。)の事務処理及び能代市教育委員会事務局職員(以下「職員」という。)の服務に関し必要な事項を定めるものとする。

(部長等)

第2条　部に部長を置く。

(課長等)

第3条　課、所(以下「課等」という。)にそれぞれ課長、所長を置き、係に係長を置く。

(職員の職務)

第4条　職員の職務を次のように定める。

(取扱いの原則)

第5条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその取扱いの経過を明らかにしておくとともに検索しやすいように整理しておかなければならない。

(帳票等の様式)

第6条　この訓令において規定する書類及び帳票等で別表に掲げるものの様式は、教育長が別に定める。

(教育総務課長の責務)

第7条　教育総務課長は、文書の管理がこの訓令に従って適正かつ円滑に行われるよう指導するとともに、必要があると認めるときは、課における文書の管理の実態を調査し、又は文書の管理に関し課長に対し報告を求め、若しくは改善のための指示を行うことができる。

(課長の責務)

第8条　課長は、それぞれの課における文書の管理を総括するとともに、その課における文書事務を円滑かつ適正に処理するよう留意し、所属職員の指導に努めなければならない。

(文書取扱主任及び文書取扱副主任)

第9条　課長の文書事務を補佐するため、課に文書取扱主任及び文書取扱副主任を置く。ただし、課長が必要がないと認めるときは、文書取扱副主任を置かないことができる。

(文書取扱主任の職務)

第10条　文書取扱主任は、課における文書事務の処理及び管理が整然と行われるよう配慮し、次に掲げる事務を処理する。

(帳簿)

第11条　文書の取扱いに要する帳簿(以下「帳簿」という。)は、次のとおりとする。

(帳簿の作成)

第12条　帳簿は、会計年度により作成しなければならない。ただし、公示令達番号簿その他教育総務課長が定める帳簿は、暦年により作成するものとする。

(文書の種類)

第13条　文書の種類は、法規文書、公示文書、令達文書、往復文書、部内文書及びその他の文書とし、その区別は、能代市文書取扱規程(平成18年能代市訓令第11号)の例による。

(文書の記号及び番号)

第14条　文書の記号は、教育総務課長が指定した記号を用いるものとし、文書の番号は課及び会計年度ごとに一連番号とする。ただし、法規文書、公示文書、令達文書(指令を除く。)及び教育委員会会議関係書類については、暦年による一連番号とする。

(文書の分類等)

第15条　文書の分類は、教育長が別に定める。

(文書の受領)

第16条　事務局に到達した文書は、教育総務課長が受領する。ただし、課に直接到達した文書については、当該課長が受領する。

(文書の配布)

第17条　教育総務課長は、受領した文書を主務課長に開封しないで配布するものとする。ただし、開封しなければ配布先が判明しない文書については、開封して配布するものとする。

(文書の収受)

第18条　課長は、第16条ただし書の規定により受領した文書又は前条の規定により配布された文書を収受しなければならない。

(直接受領した文書の取扱い)

第19条　会議その他の理由により直接受領した文書は、前条第1項及び第2項の規定により処理しなければならない。

(執務時間以外に到着した文書の取扱い)

第20条　執務時間以外に到着した文書は、能代市当直規程(平成18年能代市訓令第22号)の例により処理するものとする。

(2以上の課に関係する文書)

第21条　2以上の課に関係する文書は、教育総務課長が最も関係の深いと認める課に配布する。

(電話による届出等)

第22条　電話又は口頭による届出等で、特に軽易なもの又は定例によるもの若しくは特に急施を要するものについては、課において、電話等受理票に記載の上電話又は口頭で受理することができる。

(収受した文書の処理)

第23条　課において収受した文書の処理は、即日処理を原則とし、次に掲げる区分により行う。

(起案)

第24条　起案(文書による復命等の報告を含む。以下同じ。)は、他に定めがあるものを除き起案用紙を用いて行うものとする。

(決裁)

第25条　決裁を要する文書は、起案者から同係内を回議し、文書取扱主任の考査を経て順次上司に提出して、決裁を受けなければならない。

(処理文書等の登録)

第26条　前3条の規定により収受した文書の処理又は起案若しくは決裁の手続を経たものは、教育総務課長が指定した方法により登録をしなければならない。ただし、軽易な文書その他教育総務課長が認めるものについては、登録を省略することができる。

(公文例)

第27条　文書の例式は、能代市公文書に関する規程(平成18年能代市訓令第12号)の例による。

(浄書)

第28条　決裁を受けた文書で発送すべきものは、起案者の責任において速やかに浄書しなければならない。

(公印の押印)

第29条　浄書済の発送文書のうち、次に掲げる文書については、能代市教育委員会公印規則(平成18年能代市教育委員会規則第7号)に規定するところにより、公印を押印しなければならない。

(電子メール又はファクシミリによる発送)

第30条　公印の押印を要しない文書については、電子メール又はファクシミリにより発送することができる。

(料金節減の取扱い)

第31条　文書を発送するときは、取扱いを比較し、最も経済的な方法により発送するようにしなければならない。

(文書の整理)

第32条　処理が終了した文書(以下「完結文書」という。)は、課長が定めた簿冊に、直ちにつづり込まなければならない。

(簿冊の整理等)

第33条　簿冊は、会計年度ごとに区分して作成する。ただし、暦年ごと又は数年度にわたって使用することが適当な簿冊については、この限りでない。

(簿冊の保管)

第34条　簿冊は、その完結年度の翌年度の3月31日まで、課等において保管しなければならない。

(保存期間)

第35条　文書の保存期間は、次に掲げるとおりとする。

(保存期間の決定)

第36条　簿冊の保存期間は、課においてこれを決定しなければならない。

(簿冊の引継ぎ)

第37条　課長は、第34条に定める期間を経過した簿冊(3年保存及び1年保存並びに常時使用する簿冊を除く。)を、毎年6月30日までに、教育総務課長が指定した方法により引き継がなければならない。

(簿冊の保存)

第38条　教育総務課長は、前条の規定により引継ぎを受けた簿冊(以下「保存簿冊」という。)を整理した上、書庫等に保存するものとする。

(保存簿冊の廃棄)

第39条　教育総務課長は、保存簿冊を調査し、保存期間の経過したもので保存を必要としないもの及び永年保存に属する簿冊のうち保存期間が20年を経過したもので以後保存する必要がないと認めるものは、主務課長に協議の上、焼却その他の確実な方法により廃棄しなければならない。

(継続保存を要する保存簿冊)

第40条　教育総務課長は、保存期間を経過してもなお保存する必要があると認める簿冊については、更に期間を定めて保存することができる。

(保存簿冊の貸出し又は閲覧)

第41条　保存簿冊の貸出しを受けようとする職員又は閲覧をしようとする職員(以下「借覧者」という。)は、保存簿冊借覧申請書により申請し、貸出しを受け、又は閲覧しなければならない。

(服務の原則)

第42条　職員は、全体の奉仕者としての職責を深く自覚し、法令、条例、規則その他の規程及び上司の職務上の命令に従い、誠実公正に、かつ、能率的に職務を遂行しなければならない。

(出勤簿)

第43条　職員は、出勤及び退庁に際し、コンピュータ又はタイムレコーダー(以下「コンピュータ等」という。)により、自らその出勤及び退庁を記録しなければならない。ただし、コンピュータ等の備付けのない場合には、出勤したとき自ら出勤簿に押印するものとする。

(欠勤、忌服、出張、休暇等の届出)

第44条　疾病その他の事故により欠勤するときは、出勤時刻前にその事由を付し届け出なければならない。病気欠勤が10日に至ったときは、医師の診断書を添えて届け出て以後10日ごとに同一の手続をとらなければならない。

第45条　職員は、執務時間中外出するとき、又は病気その他の事故のため早退しようとするときは、その旨を届け出なければならない。

第46条　職員は、出張を要するときは、出張命令簿に出張先用件及び予定日数を記載し、決裁を受けなければならない。職員は、出張用務を終え帰庁したときは、速やかに復命書を提出しなければならない。ただし、簡易なものは、口頭をもって復命することができる。

第47条　職員に任命されたときは、5日以内に教育総務課長に履歴書を提出しなければならない。

第48条　職員は、欠勤、忌服、出張、休暇等の場合において自己の担任事務で急を要するもの又は期限があるものは、教育総務課長に申し出、指揮を受けて事前の渋滞のないようにしなければならない。

(非常時の対応)

第49条　職員は、火災その他の非常事変が発生したときは、速やかに登庁し、又は現場に出場し、上司の指揮を受け、応急の処理をしなければならない。

(健康診断)

第50条　職員には、定期的に毎年健康診断を行うほか、臨時に必要があると認めたときは、全部又は一部に対し健康診断を行うことがある。診断を命ぜられた者は、これを受けなければならない。

(健康要保護者)

第51条　次に掲げる者に対しては、健康要保護者として就業制限、業務転換その他保健衛生に必要な措置を講ずることがある。

(その他)

第52条　この訓令に定めのないものについては、市長の事務部局の例による。