市が発送する公文書への公印の押印見直しについて
能代市では、事務の効率化とデジタル化への対応に向けた取組を進めるため、市が発信する公文書について、公印を押印する文書を限定することとしました。公印の押印がなくても、公文書の効力に変わりはありませんので、ご留意願います。
１．公印を押印する文書
次に該当する文書には、引き続き公印を押印します。
| 種類 | 具体例 | 考え方 |
| 法令、条例、規則等により公印を押印する必要がある文書 | ・契約書（地方自治法第234 条） ・法令等で「印」と規定している様式 など |
法令等を遵守した文書を施行する必要があるため。ただし、条例及び規則の規定や様式を改正することにより、公印の押印手続の規定を廃止することを妨げない。 |
| 市又は相手方の権利義務又は法的地位に重大な影響を及ぼす文書 | ・許認可の通知書 ・命令、取消の通知書 ・行政指導に関する通知書、勧告書 ・行政財産使用許可書（目的外使用許可） ・納税通知書 ・差押えに関する通知 ・督促状、催告書 ・裁決書 ・委任状 ・補助金交付決定通知書 など |
行政処分に関する文書については、許認可のように相手方だけでなく、その内容を信頼して行動する第三者にも影響を及ぼすものがあること、納税通知や措置命令のように義務を課すものは、相手方がその文書の真正な成立を疑うことも想定されることから、相手方等が文書の真正性を信頼できるよう配慮することが求められるため。 |
| 事実証明に関する文書その他特に信用力を付与する必要のある文書 | ・免許証 ・身分証明書 ・受給者証 ・各種の福祉手帳 ・修了証 ・検査済証 ・内容・事実の証明に関する文書 ・表彰状、感謝状 など |
免許証や受給者証のように第三者に資格等があることを示すことが想定される文書については、第三者がその文書の真正な成立を容易に判断できるよう配慮することが求められるため。 |
| 上記のほか、特に公印を押すことが必要であると認められる文書 | ・公印の押印がないと、相手方が応答しないことが見込まれるもの ・相手方がその文書の真正な成立を疑うことが想定されるもの など |
上記の要件には該当しないが、事務の性格や特別の事情により、決裁権者が公印の押印を必要と判断する場合があると考えられるため。 |
２．公印を押印しない文書
次のような文書には、公印を押印しないことになります。
| 具体例 | 考え方 |
| ・会議、説明会、研修会等の開催通知 ・委員就任、講師派遣、調査等の依頼通知 ・指名競争入札参加通知書、見積書提出通知書 ・補助金の額の確定通知書 ・公の施設の使用許可書 ・寄附受納書 ・聴聞・弁明の機会の付与の通知書 ・届出等の受理通知書 ・一般的な指導の通知書 ・照会・回答、報告、意見の文書 ・諮問書、答申書 ・後援名義の承認通知書 ・案内状、礼状、あいさつ文等儀礼的なものとして出す手紙 ・ポスター、刊行物、資料等の送付文書 ・相手方において公印の押印を求めていない文書 など |
・公印の押印がなくても、文書の真正が確認することができる市の機関と相手方の二者間で完結する文書 ・一定の事実又は意見を特定の個人又は団体に知らせる文書 ・市又は相手方の権利義務又は法的地位に影響を及ぼすが、重大な影響を及ぼすとまではいえない文書 |
また、文書には従来どおり文書番号、担当者名、連絡先等を記載し、市が施行している文書であることを明確にします。