能代市戸籍電算システムに係るデータ保護管理規程

      (令3訓令2・題名改正)

平成21年12月17日
訓令第13号

第1条(趣旨)


 この訓令は、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保するため、能代市における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定めるものとする。
 

      (令3訓令2・一部改正)
 

第2条(定義)


 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1)   戸籍情報システム クラウドサービス情報仮想環境に設置した戸籍サーバ並びに市民福祉部市民保険課及び二ツ井地域局市民福祉課に設置した戸籍専用端末により現在戸籍、除かれた戸籍、附票、人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2)   戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3)   端末装置 クラウドサービス情報仮想環境に設置した戸籍サーバと専用通信回線によって結ばれた戸籍データを入出力するための装置をいう。
(4)   磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(5)   ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他の戸籍情報システムに関する仕様書をいう。

       (令3訓令2・一部改正)
 

第3条(処理の基本方針)


 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
 

      (令3訓令2・一部改正)
 

第4条(戸籍データ保護管理者の設置)


 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データの保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民保険課長をもって充てる。
 

      (令3訓令2・一部改正)
 

第5条(保護管理者の職務)


 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
 

2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
 

3 保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、市長に報告しなければならない。
 

      (令3訓令2・一部改正)
 

第6条(端末装置取扱責任者)


 保護管理者は、端末装置の適正な管理をするため、端末装置取扱責任者(以下「取扱責任者」という)を置き、市民保険課窓口サービス係長をもって充てる。
 

      (令3訓令2・一部改正)
 

第7条(戸籍データの保護)


 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、損傷等の防止に必要な措置を講じなければならない。
 

2 端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
 

3 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理し、又は他の業務に利用してはならない。
 

4 戸籍データは、不要となったときは、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
 

5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
 

第8条(磁気ディスク等の管理)


 保護管理者は、磁気ディスク等を次に定めるところにより適正に管理しなければならない。

(1)   施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等の措置を講ずることにより、磁気ディスク等の安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2)   磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日その他の必要な事項を台帳に記録すること。
(3)   磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断その他の復元できない方法により処分すること。
(4)   クラウドサービスにおいては、事業者が行う磁気ディスク等の管理について、情報の機密性に応じたセキュリティレベルが確保されていること。

      (令3訓令2・一部改正)
 

第9条(出力帳票の管理)


 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次に定めるところにより適正に管理しなければならない。

(1)   保管の必要がある出力帳票は、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等の措置を講ずることにより、その安全を確保すること。
(2)   保管の必要がある出力帳票は、作成期日その他の必要な事項を台帳に記録すること。
(3)   出力帳票を破棄するときは、焼却、裁断その他の復元できない方法により処分すること。

      (令3訓令2・一部改正)
 

第10条(ドキュメントの管理)


 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
 

2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄を行うときは、保護管理者の承認を受けるとともに、外部に情報が流出しないように適切に管理しなければならない。
 

第11条(戸籍サーバのアクセス管理)


 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して業務処理範囲において許可された操作者へ、ID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
 

2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者(以下「戸籍情報システム事業者」という。)の権限について制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
 

3 保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍サーバへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可するものとし、その都度ID及びパスワードを付与しなければならない。
 

4 保護管理者は、戸籍サーバの利用に関する履歴を常時記録し、必要に応じて利用状況を確認しなければならない。
 

5 保護管理者は、緊急時に戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け、対応を協議する体制を整備しなければならない。
 

      (令3訓令2・条追加)
 

第12条(戸籍データのアクセス管理)


 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲において許可された操作者へ、ID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
 

2 保護管理者は、戸籍情報システム事業者の権限について制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
 

3 保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可するものとし、その都度ID及びパスワードを付与しなければならない。
 

4 保護管理者は、戸籍データのアクセスに関する履歴を常時記録し、必要に応じて利用状況を確認しなければならない。
 

5 保護管理者は、緊急時に戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け、対応を協議する体制を整備しなければならない。
 

      (令3訓令2・条追加)
 

第13条(戸籍情報システムのアクセス管理)


 保護管理者は、戸籍情報システムを取扱う職員及び当該職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
 

2 保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍情報システム操作権限を制限することとし、戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認等は戸籍情報システムを取扱う職員が実施する。
 

3 保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍情報システムへのアクセスについては、バージョンアップ及び緊急時の保守作業において許可するものとし、その都度ID及びパスワードを付与しなければならない。
 

4 保護管理者は、戸籍情報システムのアクセスに関する履歴を常時記録し、必要に応じて利用状況を確認しなければならない。
 

5 保護管理者は、緊急時に戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け、対応を協議する体制を整備しなければならない。
 

      (令3訓令2・条追加)
 

第14条(アクセス権限の漏洩防止の措置)


 戸籍サーバ、戸籍データ及び戸籍情報システムの各々にアクセスするためのID及びパスワードを付与された者(以下「取扱職員」という。)は、ID及びパスワードを適切に管理運用しなければならない。
 

2 保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
 

3 保護管理者は、ID及びパスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
 

4 取扱職員は、自己のID及びパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
 

5 戸籍情報システム事業者は、ID及びパスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
 

      (令3訓令2・一部改正、条繰下げ)
 

第15条(取扱状況の把握)


 保護管理者は、取扱責任者に次に掲げる事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(1)   パスワードの使用状況
(2)   端末装置の管理状況
(3)   戸籍情報システムの使用状況
(4)   戸籍事務室の管理状況
(5)   その他戸籍情報システムの運用に関すること。

2 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し必要に応じて次に掲げる資料の提供を求め、取扱状況を把握しなければならない。

(1)   戸籍サーバの使用状況に関する資料
(2)   戸籍データの使用状況に関する資料

      (令3訓令2・一部改正、条繰下げ)
 

第16条(端末装置の操作)


 端末装置は、取扱職員でなければ使用することができない。
 

2 端末装置の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。
 

3 見出データ及び戸籍データを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
 

      (令3訓令2・一部改正、条繰下げ)
 

第17条(機器及びソフト等の保管)


 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
 

      (令3訓令2・一部改正、条繰下げ)
 

第18条(戸籍データの重要性等についての研修の実施)


 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚及びシステム安全対策の推進を図るため、保護管理者は、必要と認める取扱職員に対して、教育及び訓練を実施しなければならない。
 

2 前項の教育は、年1回以上実施するものとし、新任取扱職員に対しては、着任後速やかに実施するものとする。
 

      (令3訓令2・条繰下げ)
 

第19条(戸籍データ保護会議)


 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
 

2 会議は、保護管理者、取扱責任者、取扱職員及び企画部地域情報課職員(電算総括管理者)をもって組織する。
 

3 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に関する事務について開催するものとし、保護管理者が会議の議長となる。
 

4 会議の庶務は、市民福祉部市民保険課において処理する。
 

      (令3訓令2・条繰下げ)
 

      附 則


  この訓令は、平成22年1月23日から施行する。
 

      附 則(令和3年2月1日訓令第2号)


 この訓令は、令和3年2月1日から施行する。