能代市文書整理・保存等に関する要綱
第1条(趣旨)
この訓令は、能代市文書取扱規程(平成18年能代市訓令第11号。以下「文書取扱規程」という。)第42条の規定に基づき、完結文書の適正な管理を図るため、文書の整理及び保存等に関し必要な事項を定めるものとする。
第2条(文書の区分)
文書は、文書分類表(別表)により区分する。
2 同一事件で2以上の分類に関係する文書は、最も関係の深いものに区分する。
第3条(文書の製本)
文書は、分類別に簿冊につづり込んで製本するものとする。
2 簿冊には、背表紙(様式第1号)及び目次(様式第2号)を付さなければならない。ただし、保存期間3年以下のもの及び文書主管課長が認めたものについては、目次を付さないことができる。
3 文書の製本は、主務課において行うものとする。
第4条(簿冊の引継ぎ)
製本を終えた簿冊は、主務課で1年間保管した後、保存文書引継票(様式第3号)により文書主管課に引き継がなければならない。ただし、常用簿冊及び保存期間が3年以下のものについては、この限りでない。
第5条(簿冊の保存等)
文書主管課は、引継ぎを受けた保存簿冊を文書保存票(様式第4号)及び保存文書分類別目録(様式第5号)に記録し、書庫に保存しなければならない。
2 文書主管課に引き継がない簿冊は、主務課の責任において事務室等に保管しなければならない。
第6条(簿冊保存等の原則)
簿冊の保存又は保管に当たっては、次の事項に留意しなければならない。
(1) 常に一定の場所に良好な状態で保存又は保管すること。
(2) 重要なものについては、非常災害時に際し、直ちに持ち出せるようにすること。
(3) 紛失、火災、盗難、虫害等の予防を完全にすること。
第7条(簿冊の廃棄)
文書取扱規程第39条第1項に定める協議については、保存文書廃棄協議書(様式第6号)により行うものとする。
2 簿冊の廃棄に当たっては、歴史的・文化的価値を有する文書がみだりに廃棄されないよう、配慮するものとする。
(平19訓令11・一部改正)
第8条(廃棄の記録)
文書主管課長は、保存簿冊を廃棄したときは、廃棄簿冊台帳(様式第7号)を作成しなければならない。
第9条(簿冊の再保存)
保存期間を経過した後もなお保存を要する簿冊は、「再保存」の表示をし、文書主管課長が別に定める方法により保存しなければならない。
第10条(その他)
この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附 則
この訓令は、平成18年3月21日から施行する。
附 則(平成19年3月30日訓令第11号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
別表(第2条関係)
文書分類表
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大分類 |
中分類 |
小分類 |
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00 |
01 |
02 |
03 |
04 |
05 |
06 |
07 |
08 |
09 |
10 |
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A共通 |
00庶務 |
一般 |
議会 |
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01文書法制 |
一般 |
条例例規 |
公印 |
文書管理 |
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02人事 |
一般 |
勤務時間 |
休暇 |
旅費・研修 |
事務引継ぎ |
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03財務 |
一般 |
予算編成 |
予算執行 |
決算 |
監査 |
車両 |
物品 |
収入 |
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B総務 |
00庶務 |
一般 |
市政 |
市史 |
庁舎管理 |
庁議 |
平和事業 |
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01秘書 |
一般 |
秘書 |
儀式・表彰 |
都市親善 |
市長会 |
資産公開 |
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02文書 |
一般 |
公印 |
公告式 |
文書管理 |
情報公開 |
個人情報保護 |
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03法制 |
一般 |
法令 |
例規 |
争訟・直接請求 |
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04企画 |
一般 |
計画 |
企画調整 |
情報化 |
国内・国際交流 |
交通政策 |
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05広報広聴 |
一般 |
広報 |
広聴 |
パブリシティ |
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06統計 |
一般 |
委託統計 |
固有統計 |
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07防災 |
一般 |
防災計画 |
防災訓練 |
防災施設 |
防災対策 |
消防団 |
火災予防 |
災害記録 |
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C行政組織 |
00庶務 |
一般 |
出張所 |
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01行政改革 |
一般 |
推進管理 |
事務改善 |
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02広域行政 |
一般 |
行政区域 |
広域行政 |
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03組織運営 |
一般 |
職制機構 |
業務管理 |
連絡調整 |
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D人事 |
00庶務 |
一般 |
人事制度 |
定数管理 |
職員団体 |
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01任免 |
一般 |
採用 |
昇任降任 |
異動 |
退職 |
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02服務 |
一般 |
勤務時間 |
休暇 |
賞罰 |
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03給与 |
一般 |
職員給与 |
特別職報酬 |
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04研修 |
一般 |
庁内研修 |
庁外研修 |
派遣研修 |
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05福利厚生 |
一般 |
共済研修 |
互助会 |
公務災害 |
安全衛生 |
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E財務 |
00庶務 |
一般 |
財政計画 |
財政調査 |
財政公表 |
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01予算 |
一般 |
編成 |
配当 |
執行管理 |
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02決算 |
一般 |
作表 |
資料 |
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03出納 |
一般 |
出納管理 |
収納 |
支払 |
歳入歳出外現金 |
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04税外収入 |
一般 |
使用料 |
手数料 |
分担金 |
交付金・譲与税 |
寄附金 |
共済掛金 |
雑収入 |
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05交付税 |
一般 |
算定事務 |
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06市債 |
一般 |
計画 |
借入 |
償還 |
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07一時借入金 |
一般 |
借入 |
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08財産 |
一般 |
行政財産 |
普通財産 |
物品 |
基金 |
その他の財産 |
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F税務 |
00庶務 |
一般 |
減免 |
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01市県民税 |
一般 |
普通徴収 |
特別徴収 |
法人 |
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02固定資産税 |
一般 |
土地 |
建物 |
償却資産 |
特別土地保有税 |
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03諸税 |
一般 |
軽自動車税 |
たばこ税 |
入湯税 |
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04収納 |
一般 |
収納 |
還付 |
滞納整理 |
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G市民 |
00庶務 |
一般 |
市民相談 |
自治会 |
地域社会 |
消費者保護 |
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01戸籍 |
一般 |
届出登録 |
記録 |
証明 |
身分 |
埋火葬許可 |
地縁団体 |
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02住民登録 |
一般 |
届出登録 |
記録 |
証明 |
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03外国人登録 |
一般 |
届出登録 |
証明 |
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04印鑑 |
一般 |
届出登録 |
証明 |
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05安全防犯 |
一般 |
交通安全対策 |
交通安全施設 |
交通災害共済 |
防犯対策 |
防犯団体 |
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H環境 |
00庶務 |
一般 |
計画・調査 |
審議会 |
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01廃棄物 |
一般 |
廃棄物処理 |
省資源 |
処理施設 |
衛生組合 |
啓発指導 |
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02環境保全 |
一般 |
自然保護 |
鳥獣保護 |
緑化推進 |
啓発指導 |
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03公害対策 |
一般 |
大気・水質 |
騒音・振動・悪臭 |
公害防止 |
苦情処理 |
啓発指導 |
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I保健衛生 |
00庶務 |
一般 |
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01保健 |
一般 |
成人保健 |
母子保健 |
老人保健 |
精神保健 |
保健施設 |
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02予防 |
一般 |
健康づくり |
予防接種 |
検診・健診 |
栄養指導 |
献血 |
伝染病 |
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03医療 |
一般 |
老人医療 |
福祉医療 |
医療施設 |
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04衛生 |
一般 |
公衆衛生 |
狂犬病予防 |
浄化槽 |
獣畜処理 |
衛生施設 |
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J社会福祉 |
00庶務 |
一般 |
民生委員 |
災害援護 |
勤労福祉社 |
諸団体 |
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01援護救護 |
一般 |
生活保護 |
行旅病人 |
戦傷病者 |
戦没者遺族 |
軍人恩給 |
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02児童福祉 |
一般 |
児童福祉 |
母子福祉 |
福祉施設 |
児童手当 |
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03障害者福祉 |
一般 |
身体障害者福祉 |
精神薄弱者福祉 |
福祉施設 |
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04高齢者福祉 |
一般 |
高齢者福祉 |
在宅福祉 |
福祉施設 |
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05国民健康保険 |
一般 |
給付 |
資格 |
高額療養費貸付 |
保険税 |
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06国民年金 |
一般 |
適用 |
保険料 |
給付 |
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07介護保険 |
一般 |
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K経済 |
00庶務 |
一般 |
交通運輸 |
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01農業 |
一般 |
振興 |
資金 |
公害・災害 |
病虫害対策 |
米生産 |
果樹園芸・特産品 |
土地改良 |
基盤整備 |
農業施設 |
諸団体 |
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02林業 |
一般 |
振興 |
森林整備 |
林業施設 |
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03蓄・水産業 |
一般 |
振興 |
漁業許認可 |
漁港整備管理 |
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04商工 |
一般 |
振興 |
融資 |
企業誘致 |
工業団地 |
木材産業 |
商工施設 |
諸団体 |
市場・流通 |
労働 |
火力発電所 |
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05観光 |
一般 |
振興 |
観光施設 |
諸団体 |
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L土木建設 |
00庶務 |
一般 |
業者登録 |
用地取得 |
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01都市計画 |
一般 |
計画調査 |
再開発 |
開発指導 |
土地区画整理 |
街路 |
審議会 |
換地清算 |
土地取引 |
住居表示 |
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02道路橋りょう |
一般 |
計画調査 |
許認可 |
整備 |
維持管理 |
境界 |
認定・廃止 |
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03港湾河川 |
一般 |
計画調査 |
許認可 |
整備 |
維持管理 |
港湾整備 |
港湾活用 |
水防計画 |
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04公園緑地 |
一般 |
計画調査 |
許認可 |
整備 |
維持管理 |
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05下水道 |
一般 |
計画調査 |
許認可 |
整備 |
維持管理 |
受益者負担金 |
下水道施設 |
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06建築 |
一般 |
審査確認 |
整備 |
建築指導 |
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07住宅 |
一般 |
計画調査 |
住宅建設 |
維持管理 |
宅地開発 |
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08災害復旧 |
一般 |
復旧 |
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M水道 |
00庶務 |
一般 |
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01水道業 |
一般 |
企画計画 |
検針 |
料金 |
経理 |
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02給配水 |
一般 |
計画設計 |
整備 |
施設管理 |
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03浄水 |
一般 |
水量 |
水質管理 |
運転管理 |
施設管理 |
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N教育 |
00庶務 |
一般 |
教育委員会 |
教職員 |
教育相談 |
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01学校教育 |
一般 |
学制 |
就学奨学 |
研究研修 |
学校給食 |
語学指導 |
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02社会教育 |
一般 |
社会教育振興 |
生涯学習 |
青少年育成 |
女性 |
文化振興 |
文化財 |
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03社会体育 |
一般 |
体育振興 |
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04施設 |
一般 |
計画整備 |
管理運営 |
各種行事 |
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O議会 |
00庶務 |
一般 |
議会事務局 |
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01議員 |
一般 |
議員 |
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02議事 |
一般 |
議案 |
会議録 |
陳情・請願 |
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P行政委員会等 |
00庶務 |
一般 |
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01選挙管理委員会 |
一般 |
選挙人 |
選挙 |
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02監査委員 |
一般 |
定期監査 |
その他の監査 |
決算審査 |
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03農業委員会 |
一般 |
委員会 |
農業振興 |
農政 |
農地管理 |
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04公平委員会 |
一般 |
委員会 |
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05固定資産評価審査委員会 |
一般 |
委員会 |
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06財産区 |
一般 |
管理会 |
財産区管理 |
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07事務組合 |
一般 |
広域 |
衛生 |
消防 |
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