能代市文書整理・保存等に関する要綱

第１条（趣旨）

　この訓令は、能代市文書取扱規程（平成１８年能代市訓令第１１号。以下「文書取扱規程」という。）第４２条の規定に基づき、完結文書の適正な管理を図るため、文書の整理及び保存等に関し必要な事項を定めるものとする。

第２条（文書の区分）

　文書は、文書分類表（別表）により区分する。

２　同一事件で２以上の分類に関係する文書は、最も関係の深いものに区分する。

第３条（文書の製本）

　文書は、分類別に簿冊につづり込んで製本するものとする。

２　簿冊には、背表紙（様式第１号）及び目次（様式第２号）を付さなければならない。ただし、保存期間３年以下のもの及び文書主管課長が認めたものについては、目次を付さないことができる。

３　文書の製本は、主務課において行うものとする。

第４条（簿冊の引継ぎ）

　製本を終えた簿冊は、主務課で１年間保管した後、保存文書引継票（様式第３号）により文書主管課に引き継がなければならない。ただし、常用簿冊及び保存期間が３年以下のものについては、この限りでない。

第５条（簿冊の保存等）

　文書主管課は、引継ぎを受けた保存簿冊を文書保存票（様式第４号）及び保存文書分類別目録（様式第５号）に記録し、書庫に保存しなければならない。

２　文書主管課に引き継がない簿冊は、主務課の責任において事務室等に保管しなければならない。

第６条（簿冊保存等の原則）

　簿冊の保存又は保管に当たっては、次の事項に留意しなければならない。

第７条（簿冊の廃棄）

　文書取扱規程第３９条第１項に定める協議については、保存文書廃棄協議書（様式第６号）により行うものとする。

２　簿冊の廃棄に当たっては、歴史的・文化的価値を有する文書がみだりに廃棄されないよう、配慮するものとする。

（平１９訓令１１・一部改正）

第８条（廃棄の記録）

　　文書主管課長は、保存簿冊を廃棄したときは、廃棄簿冊台帳（様式第７号）を作成しなければならない。

第９条（簿冊の再保存）

　保存期間を経過した後もなお保存を要する簿冊は、「再保存」の表示をし、文書主管課長が別に定める方法により保存しなければならない。

第１０条（その他）

　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。

      附　則

　この訓令は、平成１８年３月２１日から施行する。

      附　則（平成１９年３月３０日訓令第１１号）

　この訓令は、平成１９年４月１日から施行する。

別表（第２条関係）

文書分類表