能代市文書整理・保存等に関する要綱

平成18年3月21日
訓令第13号

第1条(趣旨)

 この訓令は、能代市文書取扱規程(平成18年能代市訓令第11号。以下「文書取扱規程」という。)第42条の規定に基づき、完結文書の適正な管理を図るため、文書の整理及び保存等に関し必要な事項を定めるものとする。

第2条(文書の区分)

 文書は、文書分類表(別表)により区分する。

2 同一事件で2以上の分類に関係する文書は、最も関係の深いものに区分する。

第3条(文書の製本)

 文書は、分類別に簿冊につづり込んで製本するものとする。

2 簿冊には、背表紙(様式第1号)及び目次(様式第2号)を付さなければならない。ただし、保存期間3年以下のもの及び文書主管課長が認めたものについては、目次を付さないことができる。

3 文書の製本は、主務課において行うものとする。

第4条(簿冊の引継ぎ)

 製本を終えた簿冊は、主務課で1年間保管した後、保存文書引継票(様式第3号)により文書主管課に引き継がなければならない。ただし、常用簿冊及び保存期間が3年以下のものについては、この限りでない。

第5条(簿冊の保存等)

 文書主管課は、引継ぎを受けた保存簿冊を文書保存票(様式第4号)及び保存文書分類別目録(様式第5号)に記録し、書庫に保存しなければならない。

2 文書主管課に引き継がない簿冊は、主務課の責任において事務室等に保管しなければならない。

第6条(簿冊保存等の原則)

 簿冊の保存又は保管に当たっては、次の事項に留意しなければならない。

(1)  常に一定の場所に良好な状態で保存又は保管すること。
(2)  重要なものについては、非常災害時に際し、直ちに持ち出せるようにすること。
(3)  紛失、火災、盗難、虫害等の予防を完全にすること。

第7条(簿冊の廃棄)

 文書取扱規程第39条第1項に定める協議については、保存文書廃棄協議書(様式第6号)により行うものとする。

2 簿冊の廃棄に当たっては、歴史的・文化的価値を有する文書がみだりに廃棄されないよう、配慮するものとする。

(平19訓令11・一部改正)

第8条(廃棄の記録)

  文書主管課長は、保存簿冊を廃棄したときは、廃棄簿冊台帳(様式第7号)を作成しなければならない。

第9条(簿冊の再保存)

 保存期間を経過した後もなお保存を要する簿冊は、「再保存」の表示をし、文書主管課長が別に定める方法により保存しなければならない。

第10条(その他)

 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。

      附 則

 この訓令は、平成18年3月21日から施行する。

      附 則(平成19年3月30日訓令第11号)

 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

 

別表(第2条関係)

文書分類表

大分類 中分類 小分類
00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
A共通 00庶務 一般 議会                  
01文書法制 一般 条例例規 公印 文書管理              
02人事 一般 勤務時間 休暇 旅費・研修 事務引継ぎ            
03財務 一般 予算編成 予算執行 決算 監査 車両 物品 収入      
B総務 00庶務 一般 市政 市史 庁舎管理 庁議 平和事業          
01秘書 一般 秘書 儀式・表彰 都市親善 市長会 資産公開          
02文書 一般 公印 公告式 文書管理 情報公開 個人情報保護          
03法制 一般 法令 例規 争訟・直接請求              
04企画 一般 計画 企画調整 情報化 国内・国際交流 交通政策          
05広報広聴 一般 広報 広聴 パブリシティ              
06統計 一般 委託統計 固有統計                
07防災 一般 防災計画 防災訓練 防災施設 防災対策 消防団 火災予防 災害記録      
C行政組織 00庶務 一般 出張所                  
01行政改革 一般 推進管理 事務改善                
02広域行政 一般 行政区域 広域行政                
03組織運営 一般 職制機構 業務管理 連絡調整              
D人事 00庶務 一般 人事制度 定数管理 職員団体              
01任免 一般 採用 昇任降任 異動 退職            
02服務 一般 勤務時間 休暇 賞罰              
03給与 一般 職員給与 特別職報酬                
04研修 一般 庁内研修 庁外研修 派遣研修              
05福利厚生 一般 共済研修 互助会 公務災害 安全衛生            
E財務 00庶務 一般 財政計画 財政調査 財政公表              
01予算 一般 編成 配当 執行管理              
02決算 一般 作表 資料                
03出納 一般 出納管理 収納 支払 歳入歳出外現金            
04税外収入 一般 使用料 手数料 分担金 交付金・譲与税 寄附金 共済掛金 雑収入      
05交付税 一般 算定事務                  
06市債 一般 計画 借入 償還              
07一時借入金 一般 借入                  
08財産 一般 行政財産 普通財産 物品 基金 その他の財産          
F税務 00庶務 一般 減免                  
01市県民税 一般 普通徴収 特別徴収 法人              
02固定資産税 一般 土地 建物 償却資産 特別土地保有税            
03諸税 一般 軽自動車税 たばこ税 入湯税              
04収納 一般 収納 還付 滞納整理              
G市民 00庶務 一般 市民相談 自治会 地域社会 消費者保護            
01戸籍 一般 届出登録 記録 証明 身分 埋火葬許可 地縁団体        
02住民登録 一般 届出登録 記録 証明              
03外国人登録 一般 届出登録 証明                
04印鑑 一般 届出登録 証明                
05安全防犯 一般 交通安全対策 交通安全施設 交通災害共済 防犯対策 防犯団体          
H環境 00庶務 一般 計画・調査 審議会                
01廃棄物 一般 廃棄物処理 省資源 処理施設 衛生組合 啓発指導          
02環境保全 一般 自然保護 鳥獣保護 緑化推進 啓発指導            
03公害対策 一般 大気・水質 騒音・振動・悪臭 公害防止 苦情処理 啓発指導          
I保健衛生 00庶務 一般                    
01保健 一般 成人保健 母子保健 老人保健 精神保健 保健施設          
02予防 一般 健康づくり 予防接種 検診・健診 栄養指導 献血 伝染病        
03医療 一般 老人医療 福祉医療 医療施設              
04衛生 一般 公衆衛生 狂犬病予防 浄化槽 獣畜処理 衛生施設          
J社会福祉 00庶務 一般 民生委員 災害援護 勤労福祉社 諸団体            
01援護救護 一般 生活保護 行旅病人 戦傷病者 戦没者遺族 軍人恩給          
02児童福祉 一般 児童福祉 母子福祉 福祉施設 児童手当            
03障害者福祉 一般 身体障害者福祉 精神薄弱者福祉 福祉施設              
04高齢者福祉 一般 高齢者福祉 在宅福祉 福祉施設              
05国民健康保険 一般 給付 資格 高額療養費貸付 保険税            
06国民年金 一般 適用 保険料 給付              
07介護保険 一般                    
K経済 00庶務 一般 交通運輸                  
01農業 一般 振興 資金 公害・災害 病虫害対策 米生産 果樹園芸・特産品 土地改良 基盤整備 農業施設 諸団体
02林業 一般 振興 森林整備 林業施設              
03蓄・水産業 一般 振興 漁業許認可 漁港整備管理              
04商工 一般 振興 融資 企業誘致 工業団地 木材産業 商工施設 諸団体 市場・流通 労働 火力発電所
05観光 一般 振興 観光施設 諸団体              
L土木建設 00庶務 一般 業者登録 用地取得                
01都市計画 一般 計画調査 再開発 開発指導 土地区画整理 街路 審議会 換地清算 土地取引 住居表示  
02道路橋りょう 一般 計画調査 許認可 整備 維持管理 境界 認定・廃止        
03港湾河川 一般 計画調査 許認可 整備 維持管理 港湾整備 港湾活用 水防計画      
04公園緑地 一般 計画調査 許認可 整備 維持管理            
05下水道 一般 計画調査 許認可 整備 維持管理 受益者負担金 下水道施設        
06建築 一般 審査確認 整備 建築指導              
07住宅 一般 計画調査 住宅建設 維持管理 宅地開発            
08災害復旧 一般 復旧                  
M水道 00庶務 一般                    
01水道業 一般 企画計画 検針 料金 経理            
02給配水 一般 計画設計 整備 施設管理              
03浄水 一般 水量 水質管理 運転管理 施設管理            
N教育 00庶務 一般 教育委員会 教職員 教育相談              
01学校教育 一般 学制 就学奨学 研究研修 学校給食 語学指導          
02社会教育 一般 社会教育振興 生涯学習 青少年育成 女性 文化振興 文化財        
03社会体育 一般 体育振興                  
04施設 一般 計画整備 管理運営 各種行事              
O議会 00庶務 一般 議会事務局                  
01議員 一般 議員                  
02議事 一般 議案 会議録 陳情・請願              
P行政委員会等 00庶務 一般                    
01選挙管理委員会 一般 選挙人 選挙                
02監査委員 一般 定期監査 その他の監査 決算審査              
03農業委員会 一般 委員会 農業振興 農政 農地管理            
04公平委員会 一般 委員会                  
05固定資産評価審査委員会 一般 委員会                  
06財産区 一般 管理会 財産区管理                
07事務組合 一般 広域 衛生 消防